Rapat Penggunaan Format Baru RPPenyedia dan Pembahasan Layanan Konsultasi Pengadaan Barang dan Jasa

Sendawar- Unit layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Kutai Barat melaksanakan rapat pengkaderan penanganan konsultasi pengadaan barang dan jasa dan format baru dokumen Rencana Pemilihan Penyedia (RPPenyedia) kaji Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan  (RenLakPen) pada hari Rabu (7/2) pukul 09:00 hingga pukul 12:15 WITA dipimpin oleh Kepala Sub-Bagian Evaluasi dan Penyelesaian Sanggah yang bertindak selaku Kepala ULP.

Kepala Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan selaku Sekretaris ULP memaparkan database pertanyaan dan jawaban konsultasi, pada pemaparan kali ini disampaikan perubahan pola pelaksanaan konsultasi untuk mengembangkan organisasi pembelajar berdasarkan bahan konsultasi yang terdata dan terus dikembangkan dalam sistem manajemen pengetahuan yang menghasilkan daftar pertanyaan yang sering ditanyakan. Diharapkan kedepan pengembangan isian sistem manajemen pengetahuan dapat terus berkembang dan semakin memperkuat pengetahuan teknis unsur Bagian Pengadaan Barang dan Jasa.

Selaku Sekretaris ULP juga disampaikan bahwa pemberlakuan e-Tendering (lelang elektronik dan seleksi elektronik) yang diberlakukan saat ini membutuhkan akurasi isian usulan lelang yang lebih detil, sehingga pemanfaatan formulir penerimaan usulan e-Tendering wajib diberlakukan dengan melakukan pemberitahuan informasi yang jelas dengan konsep Informed Concern. Informed Concern adalah persetujuan yang diberikan oleh klien dalam hal ini PPK atau petugas yang mewakili dan oleh petugas dilakukan penjelasan dan permintaan pembubuhan paraf oleh PPK atau petugas yang mewakili atas dasar informasi dan penjelasan mengenai kekurangan dokumen yang apabila dipaksakan tetap diambil tindakan. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan atas dokumen yang dibuat tidak sesuai ketentuan seprti contoh Kerangka Acuan Kerja Umum yang seharusnya ditanda-tangani oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran namun ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen, petugas sekretaria kegiatan ULP akan menjelaskan kekeliruan ini dan menyarankan kepada PPK atau petugas yang mewakili mengantarkan usulan e-Tendering untuk memperbaiki, namun bila informasi tersebut tidak diterima maka pihak tersebut dipersilahkan paraf pada formulir penerimaan e-Tendering.

Pembentukan UKPBJ pada Bagian Pengadaan Barang dan Jasa memberikan konsekuensi praktis akibat terbentuknya ULP dan Layanan Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik (LPSE) dengan unsur personil yang tidak boleh rangkap tugas antar ULP dan LPSE, sehingga staf Sub-Bagian yang mengelola LPSE tidak boleh bertugas di ULP dan sebaliknya, hal ini memberikan dampak tim pendukung kelompok kerja pemilihan dalam melaksanakan tugas pendukung teknis pada proses pemilihan penyedia berkurang dari jumlah tahun 2017, sehingga diputuskan untuk melaksanakan komposisi tim pendukung secara rangkap beban kerja, sehingga terdapat komposisi tim pendukung yang bekerja untuk mendukung lebih dari satu Kelompok Kerja.

Kembali Sekretaris ULP menekankan bahwa pada tahun 2018 e-Tendering akan dilaksanakan secara penuh dengan SPSE Versi 4.2, komitmen penggunaan SPSE versi 4.2 ini adalah komitmen bersama yang memang mengacu pada roadmap Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi, pada SPSE Versi 4.2 dimungkinkan pembuatan ketentuan e-Tendering untuk dapat dilaksanakan sesuai dengan kontrak yang akan dijalankan, dikarenakan proses pembuatan dokumen pengadaan, dokumen pemilihan penyedia, dokumen surat penunjukan penyedia barang dan jasa, dokumen kontrak perjanjian, dan dokumen serah terima hasil pekerjaan akan otomatis dibuat / di-generate oleh Sistem. Atas dasar tersebut maka akan terdapat banyak input SPSE  versi 4.2 yang harus dilengkapi oleh pihak yang mengusulkan e-Tendering, agar proses memenuhi kelengkapan tersebut dapat berjalan dengan baik dan tidak mengurangi beban waktu tunggu (bottleneck) maka Sekretaris ULP memperkenalkan format baru Rencana Pemilihan Penyedia (RPPenyedia) yang membantu proses kelengkapan isian dan merupakan bahan untuk mengkomunikasikan penyusunan dokumen berisi kesepahaman antara Pokja dengan PPK.

Fokus kaji dalam RPPenyedia selain membahas RUP dan RenLakPen secara detil yang merupakan isian dari variabel yang dibutuhkan untuk pembuatan paket e-Tendering, sekretaris juga memperkenalkan konsep templating dari pengisian HPS berformat Microsoft Excel, pada kesempatan ini di demonstrasikan pengisian HPS yang memiliki satuan unit ganda dan cara pengisiannya dengan menggunakan history HPS yang pernah diterima di tahun sebelumnya sebagai studi kasus. Selain itu untuk mendorong efisiensi, kaji ulang HPS juga dilakukan dengan memaparkan potensi kesalahan kaji ulang HPS yaitu dengan membandingkan hasil survey konsultan yang berbentuk dokumen Standar Harga Barang Jasa Pemerintah Kabupaten Kutai Barat dan Billing Rate Inkindo yang terbit tiap tahunnya, diharapkan pemaparan analisis kaji HPS ini dapat memberikan output rekomendasi HPS yang kredibel dan memberikan benefit positif sebagai feedback terhadap Pejabat Pembuat Komitmen sebelum kesepakatan disetujui antara PPK dan Pokja dan proses e-Tendering dimulai, tak lupa disampaikan bahwa panduan format RPPenyedia ini digunakan dalam proses penyusunan dan format terisi ini selanjutnya jangan terbuang namun dokumentasikan terus secara progresif sehingga tahapan draft awal, draft perbaikan 1, draft perbaikan 2, dan seterusnya hingga dokumen akhir terus terdokumentasikan baik secara fisik maupun digital scan, sehingga perkembangan pekerjaan dapat terekam dengan baik dan memiliki rekam sejarah yang sistematis. (cgm)