Dokumentasi Pelaksanaan Agenda Rapat Koordinasi Hearing dan Evaluasi Tim Pendukung Pokja ULP – Selasa 10 April 2018 Pukul 13:00

Dalam rangka evaluasi pelaksanaan tugas Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa (UKPBJ) yang melekat pada Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Kutai Barat, dipandang perlu untuk melaksanakan agenda evaluasi pekerjaan pemilihan penyedia yang dilaksanakan oleh Sub-Unit UKPBJ yaitu Unit Layanan Pengadaan (ULP). Rapat dipimpin oleh Kepala ULP yaitu Kepala Sub-Bagian Evaluasi dan Penyelesaian Sanggah Bpk Ami Paramban, S.T,M.Si dan Sekretaris ULP yaitu Kepala Sub-Bagian Perencanaan Pembinaan Bpk Christian Gamas, S.T.,M.Si dan hasilnya telah dilaporkan kepada Ketua UKPBJ yaitu Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Kutai Barat.

Pelaksanaan agenda Rapat Koordinasi Hearing dan Evaluasi Tim Pendukung Pokja ULP – Selasa 10 April 2018 Pukul 13:00 membahas poin-poin penting sebagai berikut :

1. Capaian Kerja ULP dalam kinerja UKPBJ

2. Langkah Optimalisasi ULP untuk mempercepat e-Pemilihan

3. Absensi manual yang di ekstensi hingga Sabtu dan Minggu dikarenakan secara riil UKPBJ bekerja overtime hingga dini hari dan dari Senin hingga minggu namun tidak tercatat

4. Distribusi Paket Pokja Pemilihan telah berimbang bila mengikuti cara perhitungan dari LKPP namun dibahas kembali Skema tim Pendukung dan beban kerja nya dalam mendukung tugas Pokja Pemilihan.

4 (empat) poin penting Materi tersebut diatas dilangsungkan dengan mensosialisasikan Budaya Kerja

Atas dasar pembahasan tersebut dibahas secara spesifik dan disepakati hal-hal sebagai berikut :

1. Bahwa terdapat permasalahan untuk meningkatkan kinerja, walau secara terukur bila dibandngkan kinerja pada tahun 2017 pelaksanaan kegiatan e-Pemilihan penyedia di tahun 2018 ini lebih baik dengan telah selesainya 12 paket, indikator tersebut tampak terang benderang dimana pada tahun 2017 pada periode yang sama baru selesai 5 paket. Sekretaris ULP telah melakukan kajian sektoral pada seluruh (total 11 Pemda) LPSE Pemerintah Daerah dalam wilayah Provinsi Kalimantan Timur dan menemukan bahwa UKPBJ Kutai Barat adalah UKPBJ dengan capaian yang terbawah dari sisi realisasi kecepatan penyelesaian e-Pemilihan, walaupun ditemukan bahwa UKPBJ Kutai Barat merupakan urutan 7 dari 11 Pemda yang telah menayangkan paket pada LPSE nya. Sehingga dikomunikasikan langkah-langkah strategis untuk percepatan pembahasan dan penayangan paket yang sudah diusulkan dan di sosialisasikannya rencana kerja dan upaya pendukung agar dapat melaksanakan e-Pemilihan mendahului tahun anggaran pada tahun anggaran 2019, pada kesempatan ini Kepala ULP mengucapkan terimakasih atas dukungan internal UKPBJ terlaksananya 100% e-Pemilihan menggunakan SPSE 4.2.

2. Bahwa hasil dari kegiatan peningkatan Sumber Daya Manusia dalam dan luar daerah pada tahun anggaran 2017 hingga tahun anggaran 2018 dipandang cukup baik yaitu sebelum lelang dilaksanakan telah terdapat penurunan nilai Penetapan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dari nilai awal yang diajukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen untuk selajutnya dikaji oleh UKPBJ dan ditetapkan kembali terjadi penurunan/efisiensi sebesar Rp206.339.455, sehingga sebelum e-Lelang/e-Seleksi dijalankan telah terjadi efisiensi.

3. Dari sisi tertib administrasi penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia belum dilaksanakan secara fisik maupun tersimpan dalam server penyimpanan arsip sehingga Sekretaris ULP mendorong agar pelaksana untuk segera melaksanakan SOP konsolidasi arsip yang telah ditetapkan.

4. Terlaksananya diskusi dua arah dari pihak tim pendukung Kelompok Kerja Pemilihan, Kelompok Kerja Pemilihan, dan Pimpinan ULP untuk merubah strategi pelaksanaan dengan beradaptasi sistem kerja tim pendukung dari semula ditetapkan pada tahun anggaran 2018 dimana sebagian merangkap mendampingi lebih dari satu kelompok kerja pemilihan dan kelompok kerja perencanaan dan pembinaan menjadi fokus pada satu Pokja saja.

 

Materi Rapat dapat diunduh sebagai berikut : POIN PENTING EVALUASI

Dokumentasi :