Peningkatan Kualitas Layanan Pemilihan Elektronik melalui e-Lelang dan e-Seleksi Per-9 April 2019

Sendawar, dengan diterbitkannya Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah yang efektif menggantikan Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 dan seluruh perubahannya sejak diundangkan pada tanggal 22 Maret 2018 telah mengatur dengan tegas kelembagaan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (UKPBJ), dimana pada Pasal 75 ayat (2) UKPBJ memiliki fungsi :

1. Pengelolaan pengadaan barang/jasa

2. pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik (LPSE)

3. pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan pengadaan barang/jasa

4. pelaksanaan pendampingan, konsultasi, dan/atau bimbingan teknis; dam

5. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala daerah.

 

Terkait tugas dari pengelolaan pengadaan barang/jasa dalam fungsi UKPBJ tersebut diatas, berdasarkan Pasal 38 dan Pasal 41 terdapat beberapa metode pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah, yaitu e-Purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, tender cepat, tender, dan seleksi. Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Kabupaten Kutai Barat secara umum diatur dalam  Peraturan Bupati Kutai Barat No 25 Tahun 2017 tentang Tugas Pokok, Fungsi Dan Uraian Tugas Jabatan Struktural Di Lingkungan Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Kutai Barat,  adalah sebagai berikut :

  • Penyusunan petunjuk teknis dan rencana umum pengadaan barang dan jasa;
  • Pengendalian dan evaluasi kebijakan dalam proses pengadaan barang dan jasa;
  • Penyelenggaraan administrasi layanan pengadaan barang dan jasa;
  • Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya

Meninjau dari Perpres terbaru tentang UKPBJ dan melihat tugas utama Bagian Pengadaan Barang dan Jasa yang bersifat terbatas pada penyusunan teknis RUP, pengendalian dan evaluasi kebijakan proses, dan penyelenggaraan administrasi layanan, maka melalui tugas pelaksanaan fungsi lain yang diberikan atasan maka Bupati Kutai Barat membentuk Tim UKPBJ Kutai Barat yang menjalankan fungsi UKPBJ secara melekat pada Bagian Pengadaan Barang dan Jasa dimana di dalamnya terdapat Sekretariat ULP, Sekretariat LPSE, dan unsur Pokja Pemilihan sebagai tugas tambahan melekat. Pembentukan tim UKPBJ ini dibentuk sebelum Perpres 16 tahun 2018 diterbitkan dan dalam pelaksanaan tugasnya hingga artikel ini dibuat telah menghasilkan beberapa capaian atas tonggak (milestones) yang dicanangkan dalam Perpres 16/2018.

Sehingga selain melaksanakan tugas utama dalam memberi penyusunan dan penginputan RUP, pengendalian dan evaluasi serta memberikan pendapat teknis pengadaan barang dan jasa, dan menerbitkan ketentuan penyelenggaraan administrasi layanan dan pengelolaan tugas jabatan, Bagian Pengadaan Barang dan Jasa juga menyelenggarakan fungsi UKPBJ yang melaksanakan fungsi pemilihan penyedia melalui tender/seleksi dan penyelenggaraan fungsi LPSE pada tahun anggaran 2018.

Walaupun UKPBJ adalah tugas yang dilekatkan pada Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Kabupaten Kutai Barat dan merupakan tugas “tambahan” namun upaya dalam pelaksanaan pemilihan pengadaan dikerjakan secara serius, hal ini dikarenakan proses pemilihan penyedia melalui e-Lelang dan e-Seleksi merupakan syarat utama sebelum proses pekerjaan pengadaan barang/jasa dilaksanakan oleh Pejabat Pembuat Komitmen. Perluasan fungsi UKPBJ dari sebelumnya dikenal sebagai Unit Layanan Pengadaan (ULP) tidak sepenuhnya bersifat administratif mengelola berkas dan mengecek kelengkapan keberadaannya saja, pada tahun 2018 UKPBJ memperluas fungsinya dengan meningkatkan kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) dengan serangkaian penugasan pelatihan dan sertifikasi, sehingga pengkajian Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RenLakPen)  untuk menyusun Rencana Pemilihan Penyedia (RPPenyedia) sebelum proses pemilihan penyedia dilaksanakan tidak sebatas membahas ada atau tidaknya dokumen tersebut dari perangkat daerah, pada tahun 2018 proses pelaksanaan penyusunan RPPenyedia dilaksanakan mendetail dan menghasilkan kajian yang mendorong peningkatan efisiensi, tercatat pada tanggal 9 April 2018 terdapat penghematan hasil kaji ulang RPPenyedia dimana Harga Perkiraan Sendiri (HPS) mengalami efisiensi sebesar Rp. 206.339.445 sebagaimana tampak pada tabel berikut ini :

Jumlah Nilai HPS Awal Dari PPK *(4) Jumlah Nilai HPS Akhir Dari PPK *(5)
Rp17.086.440.000 Rp16.880.100.546

Efisiensi tersebut merupakan hasil kaji ulang Tim UKPBJ yang didalamnya terdapat Tim Pendukung Kelompok Kerja (Pokja) Pemilihan, dan Pokja Perencanaan dan Pembinaan, yang disepakati oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebelum RPPenyedia dieksekusi proses e-Pemilihannya oleh Pokja Pemilihan. Dalam pelaksanaan kaji ulang ini Tim UKPBJ menyelenggarakan kajian berdasarkan standar yang diterbitkan oleh instansi terkait sehingga sebelum e-Pemilihan dilaksanakan komponen HPS sudah efisien dan ketika e-Pemilihan terlaksana maka mekanisme pasar pemilihan penyedia akan menghasilkan harga penawaran yang semakin efisien dan wajar dengan tidak mengorbankan nilai dan kualitas dari pengadaan itu sendiri sehingga selaras dengan prinsip Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 yang mengedepankan pengadaan berbasis nilai atas belanja yang dilakukan (value for money)

e-Pemilihan secara elektronik melalui Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) membuka partisipasi pasar seluas-luasnya pada pelaku usaha perorangan maupun badan usaha, data pada LPSE Kutai Barat hasil perekaman data dari UKPBJ Kutai Barat tercatat pada tahun 2017 untuk tiap paketnya memiliki rata-rata penyedia yang berpartisipasi menawar sebanyak 19 penyedia atau terdapat 3.767 penyedia yang berkompetisi untuk menawar 196 paket, data pantauan UKPBJ Kutai Barat pada 9 April 2018 terdapat rata-rata 23 penyedia yang menawar untuk tiap paketnya, hal ini menunjukan adanya peningkatan secara rasio dimana pada tahun 2017 terdapat 19 penyedia/paket menjadi 23 penyedia/paket, peningkatan ini berimplikasi terhadap semakin efisiennya penawaran atas persaingan yang semakin kompetitif pada SPSE Kutai Barat.

Pada tahun 2018 dengan diintegrasikannya LPSE dalam UKPBJ memungkinkan Pokja Pemilihan menyelenggarakan proses pemilihan penyedia 100% menggunakan SPSE 4, tercatat sejak awal tahun LPSE Kutai Barat melatih seluruh Pokja Pemilihan secara reguler untuk menggunakan SPSE 4.2 sehingga Pokja dapat memanfaatkan SPSE 4.2 secara penuh, Sub-Bagian Layanan Pengadaan yang diisi dengan personil yang memang membidangi dan fokus pada pengadaan barang/jasa memahami penuh bahwa peran LPSE sangat strategis sehingga dukungan terhadap pemanfaatan SPSE bukan hanya dilaksanakan pada Pokja Pemilihan saja, namun juga pada PPK dan Penyedia sehingga program pelatihan pengoperasian SPSE tidak hanya berhenti pada Pokja Pemilihan saja, namun terus dilaksanakan secara reguler dan berkelanjutan untuk dilaksanakan kepada PPK dan Penyedia.

Atas upaya dari LPSE yang tergabung sebagai tugas melekat tambahan pada Bagian Pengadaan Barang Jasa Kutai Barat maka sebagaimana tampak pada gambar berikut ini seluruh e-Pemilihan pada SPSE Kutai Barat dapat berwarna “merah” seluruhnya, warna merah ini menandakan bahwa paket tersebut sudah dilaksanakan menggunakan SPSE 4.2.

Pemanfaatan SPSE 4.2 ini mendorong semakin transparan nya informasi dan ketentuan yang ada untuk tiap paketnya, dimana keseluruhan ketentuan paket telah menjadi isian yang di baku kan harus terinput secara sistem, sehingga secara tidak langsung UKPBJ harus bersinergi dengan para mitra nya di Perangkat Daerah untuk mengkaji ulang RUP dan RenLakPen selama proses pembahasan RPPenyedia, hal ini berdampak signifikan secara sistemik terhadap capaian UKPBJ pada tahun 2018 yang cukup memuaskan. Apabila dibandingkan pada tanggal 11 April 2017 baru terdapat 5 e-Pemilihan yang selesai dengan Pagu sebesar Rp.1.588.000.000 yang menghasilkan penyedia dengan penawaran sebesar Rp.1.329.596.000 atau efisiensi sebanyak Rp.258.404.000. Pada tanggal 9 April 2018 telah terlaksana e-Pemilihan sebanyak 12 paket dengan pagu sebesar Rp17.088.193.400 dengan penawaran sebesar Rp16.264.413.462 yang menghasilkan efisiensi sebanyak Rp.823.779.938 sebagaimana diringkas sebagai berikut :

Tahun Anggaran Jumlah Paket Selesai Nilai Pagu Paket Selesai Nilai Penawaran Terkoreksi Efisiensi
2017 5      1.588.000.000      1.329.596.000    258.404.000
2018 12    17.088.193.400    16.264.413.462    823.779.938
sumber : SPSE Kutai Barat

Perbandingan antara tahun anggaran 2017 dan tahun anggaran 2018 ini menunjukkan semakin signifikan dan semakin membaiknya proses pengadaan barang dan jasa pada Kabupaten Kutai Barat, perlu diingat kembali capaian tahun 2017 sangat jauh dari kata kurang baik, mengingat tahun 2017 adalah tahun awal permanen nya ULP dan awal terbentuknya UKPBJ walau LPSE belum terintegrasi, terdapat peningkatan rasio efisiensi tertinggi atas proses e-Pemilihan yaitu sebesar 5.41% atau sebesar Rp18.395.873.000 yang merupakan rekor efisiensi e-Pemilihan bila dibandingkan dengan catatan efisiensi ULP non-permanen pada tahun-tahun sebelumnya, adapun sebagaimana sifat organisasi pembelajar yang terus berkembang catatan rekor terbaik ini bukan menjadikan alasan untuk berhenti berinovasi dan tidak berkembang/stagnansi, oleh karena itu Bagian Pengadaan barang dan Jasa pada tahun 2017 terus mendorong dan merancang inovasi lanjutan yaitu dengan mengkomunikasikan pada pimpinan bahwa UKPBJ yang mengintegrasikan LPSE dalam UKPBJ adalah keputusan yang akan mendorong peningkatan kualitas pengadaan barang/jasa pemerintah Kabupaten Kutai Barat.

Berdasarkan pemikiran akan inovasi UKPBJ integratif tersebut maka terhitung sejak dimulainya tahun anggaran 2018 perlu dilakukan perbandingan indikator berbasis data untuk meninjau bahwa inovasi tersebut berjalan kearah sasaran dengan meninjau kembali data pelaksanaan kegiatanUKPBJ sebagai tugas melekat tambahan. Data capaian tersebut ditinjau dari sisi keuangan daerah mengindikasikan semakin cepatnya kinerja pelaksana pengadaan barang dan jasa dalam melaksanakan program kerja Pemerintah Daerah, hal ini berpengaruh signifikan pada kecepatan pelaksanaan pembangunan, sehingga APBD tahun berjalan akan segera dilaksanakan dan apabila berasumsi Penyedia selaku partner Pemerintah melaksanakan pekerjaannya dengan baik maka manfaat pembangunan akan semakin cepat dirasakan oleh masyarakat sesuai dengan harapan, mengharapkan pelaksanaan pekerjaan semakin baik merupakan doa kita semua bersama karena proses pengadaan barang/jasa melalui e-Pemilihan (e-Lelang/e-Seleksi) merupakan salah satu tahapan kecil yang berada dalam ekosistem pengadaan barang/jasa pemerintah, pelaksanaan pekerjaan setelah proses e-Pemilihan merupakan tahapan penting lainnya, dimana didalamnya terdapat kegiatan pengendalian pekerjaan dan manajemen kontrak merupakan aspek terintegrasi yang tak kalah penting dibandingkan dengan proses e-Pemilihan.

Adapun peran UKPBJ dan SPSE 4.2 yang dikembangkan LKPP dalam menghasilkan penyedia melalui proses e-Pemilihan dipandang sangat strategis, pembuatan Dokumen Pemilihan yang dilakukan secara terkomputerisasi diharapkan menghasilkan proses e-Pemilihan yang semakin transparan, UKPBJ Kutai Barat mengembangkan format pengkajian RPPenyedia yang diselaraskan dengan masukan informasi SPSE 4.2, sehingga usulan e-Pemilihan yang diserahkan oleh PPK dibahas terlebih dahulu secara holistik untuk dituangkan dalam draft RPPenyedia, pada tahapan pelaksanaan penyusunan RPPenyedia ini tim UKPBJ Kutai Barat berkolaborasi dengan PPK untuk mengkaji RUP dan RenLakPen untuk melakukan finalisasi RPPenyedia yang semaksimal mungkin mengedepankan prinsip Pengadaan Barang Jasa Pemerintah. Setelah RPPenyedia disepakati oleh UKPBJ dan PPK maka selesai lah tugas tim pendamping Pokja dan Pokja Perencanaan namun tugas Pokja Pemilihan baru dimulai.

Pokja Pemilihan menerima RPPenyedia dan menuangkan ketentuan RPPenyedia dalam dokumen pemilihan yang dihasilkan oleh SPSE 4.2 dan selanjutnya proses e-Pemilihan dilaksanakan melalui SPSE 4.2 dan diikuti oleh berbagai penyedia. SPSE 4.2 yang semakin canggih dan lebih baik dari SPSE versi sebelumnya tidak membutuhkan waktu lama untuk adaptasi, begitu di-implementasikan 100% setelah dipersiapkan oleh LPSE Kutai Barat terbukti tidak menghambat proses e-Pemilihan dan terbukti jumlah paket yang telah selesai lebih banyak dibandingkan 1 tahun sebelumnya, hal ini tidak terlepas dari upaya LPSE Kutai Barat yang terintegrasi dan menyadari penuh bahwa LPSE selaku pengelola SPSE memiliki peran strategis dalam rantai proses Pengadaan barang Jasa Pemerintah dan bukan hanya sekedar operator yang memastikan SPSE dapat online saja.

Integrasi LPSE dalam UKPBJ terbukti efektif, karena LPSE tidak hanya bertindak sebagai service provider / penyedia jasa saja yang hanya sekedar memastikan sistem dapat diakses, pemahaman personil dalam tim yang memiliki kompetensi dan pengetahuan proses pengadaan barang/jasa pemerintah sangat signifikan dalam mendukung proses pengadaan barang / jasa pemerintah yang berkualitas, kita semua turut bersyukur bahwa pada Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 memungkinkan terintegrasinya LPSE dalam UKPBJ, hal ini menunjukkan peningkatan bahwa SPSE sebagai sebuah sistem telah mengalami peningkatan persepsi bahwa SPSE merupakan alat/tools yang mendukung peningkatan kualitas pengadaan barang/jasa pemerintah bukan sekedar sebagai sebuah website yang dikelola oleh operator secara sekedarnya. Peningkatan peran LPSE dalam UKPBJ terintegrasi berdampak pada layanan  yang meningkat drastis yang dirasakan oleh Pokja Pemilihan (dulu Pokja ULP), selain pelatihan yang dilaksanakan dengan cepat dan berkesinambungan pada para pengguna (Pokja Pemilihan, PPK, dan Penyedia), pelayanan terhadap teknis pendaftaran, pemecahan masalah, dan hal teknis lainnya saat ini dapat dirasakan meningkat signifikan, pelayanan ini dirasakan sangat nyata adanya mulai dari pendaftaran akun Pokja Pemilihan yang sangat responsif di awal tahun anggaran dimana pelayanannya hanya berjalan dalam hitungan menit, ketika ada permasalahan teknis pada sistem respon yang diberikan menjadi sangat cepat sehingga hingga laporan ini dibuat tidak terjadi kendala yang berarti dan menghambat penyelesaian pada proses e-Pemilihan.

Implementasi SPSE 4.2 secara 100% baik melalui e-Pemilihan maupun non e-Pemilihan saat ini telah menghasilkan peningkatan kinerja Pokja Pemilihan, baik dalam percepatan penyelesaian e-Pemilihan, peningkatan partisipasi penyedia, dan peningkatan nilai rupiah yang terang benderang perbedaannya yang tentu saja diharapkan akan semakin terlaksana dengan baik dengan diberlakukannya secara penuh Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 pada tanggal 1 Juli 2018 ini. Saat artikel ini dibuat Bagian Pengadaan Barang dan Jasa dalam posisinya sebagai pengendali kebijakan dan penyelenggara administrasi layanan pengadaan telah menjajaki dan bersurat kepada Bagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Kota Samarinda untuk berkerjasama dalam pemanfaatan katalog elektronik lokal yang telah diselenggarakan di Kota Samarinda yang kedepannya diharapkan terjalin kerjasama yang baik antara Pemerintah Daerah Kabupaten Kutai Barat dengan Pemerintah Daerah Kota Samarinda demi mendukung semakin cepat nya pembangunan Kabupaten Kutai Barat itu sendiri dan diharapkan semakin memperbesar kontribusi Pembangunan secara sektoral pada wilayah Provinsi Kalimantan Timur.

Terkait kontribusi pembangunan secara sektoral pada peran Pemerintah Daerah pada wilayah Provinsi Kalimantan Timur, saat ini Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Kutai Barat tengah mempelajari potensi pelaksanaan Pasal 70 dan 71 Perpres 16/2018 terkait e-Marketplace, yaitu kelak pengembangan pengadaan barang/jasa tidak hanya terbatas pada e-Tender/e-Seleksi saja, namun harapannya dapat terlaksana juga hingga pelaksanaan e-Katalog Lokal yang semakin memperbesar pengembangan usaha lokal pada Daerah Kabupaten Kutai Barat dan akan dilaksanakan komunikasi terhadap LKPP selaku pengembang kebijakan pengadaan barang jasa pemerintah secara Nasional. Tentu saja dalam mewujudkan harapan tersebut perlu dilakukan telaahan/kajian, komunikasi kepada berbagai pihak, dan upaya-upaya yang memerlukan waktu dan kerja keras, Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Kutai Barat selaku Unit Organisasi yang membidangi Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Kab. Kutai Barat dan melaksanakan tugas melekat tambahan sebagai pengelola UKPBJ di lingkungan Pemerintah Kab. Kutai Barat tidak akan berhenti dan berpuas diri dengan peningkatan capaian hingga saat ini saja, namun akan terus berbenah dan mengembangkan inovasi dalam pelayanannya untuk mencapai hal tersebut dan menggapai visi-nya yaitu “Terwujudnya Pengadaan Barang dan Jasa yang Menerapkan Prinsip Pengadaan yang Kredibel, Profesional dan Mensejahterakan Daerah” dengan melaksanakan misi-nya, yaitu :

  1. Meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi Pengadaan Barang dan Jasa dalam rangka mewujudkan tata kelola pengadaan barang dan jasa pemerintah dan dunia usaha pengadaan yang efesien efektif transparan bersaing dan akuntabel.
  2. Meningkatkan sumber daya manusia pengadaan yang menjadi pembaharu pengembangan pengadaan yang inovatif dan berintegritas.

Atas capaian ini Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kab. Kutai Barat, baik dalam tugasnya sebagai Bagian pada Sekretariat Daerah dan selaku pelaksana tugas UKPBJ Kutai Barat mengucapkan terima kasih kepada pihak terkait, mulai dari pihak sebagian Kelompok Kerja Pemilihan yang masih melaksanakan tugas Pokja Pemilihan secara ex-officio, para PPK Perangkat Daerah, Pihak Pemerintah lainnya yang berada di luar Pemerintah Kabupaten Kutai Barat, dan para pelaku usaha yang terus berkerjasama dengan baik dalam mendukung perkembangan pembaharuan inovasi.

(cgm, 14/4)