Kunjungan Kerja dalam rangka Studi Tiru Pada Bagian Layanan Pengadaan Sekretariat Kota Yogyakarta

Ditengah agenda pada proses pendidikan pelatihan Diklat PIM IV yang diselenggarakan dengan locus pada salah satu Kabupaten di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, Kepala Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan menyempatkan diri untuk melakukan kunjungan studi tiru pada salah satu Unit Kerja Pengadaan Barang / Jasa Nasional, yaitu Bagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Kota Yogyakarta. Kunjungan kerja studi tiru ini adalah kali kedua dilaksanakan dimana Bagian Layanan Pengadaan telah menginspirasi inovasi pada Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kab Kutai Barat.

 

Pada tahun 2017 telah dilakukan studi tiru dengan salah satu inovasi untuk melakukan pengkajian Harga Penetapan Sendiri (HPS) dan proses penetapan HPS yang memastikan masih berlakunya HPS sesuai ketentuan yang berlaku, sebelumnya proses reviu/kaji ulang di Kab. Kutai Barat hanya memastikan keberadaan HPS, pemberlakuan HPS, tata naskah, dan HPS tidak melebihi pagu, namun berdasarkan masukan dari Kepala UKPBJ Kota Yogyakarta pada tahun 2017 lalu reviu HPS dilaksanakan rinci hingga komponen-komponennya. Berangkat dari hal tersebut maka dengan menggunakan standarisasi harga barang/jasa Kab. Kutai Barat dan standar remunerasi INKINDO dan standarisasi lainnya, maka proses penetapan HPS dapat memberikan efisiensi atas pagu sebesar Rp.457.487.528 (empat ratus lima puluh tujuh juta empat ratus delapan puluh tujuh ribu dan lima ratus dua puluh delapan rupiah). Inovasi yang ditiru dari UKPBJ Kota Yogyakarta ini merupakan hal positif dan pada kesempatan pada tanggal 15 Agustus 2018 ini kembali dilakukan kunjungan kerja untuk mempelajari hal-hal yang berpotensi untuk dapat ditiru oleh UKPBJ Kab. Kutai Barat.

 

Beberapa masukan dari UKPBJ Kota Yogyakarta adalah sebagai berikut :

1. Eksaminasi dan Pendampingan Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK) Kegiatan dan KAK Pengadaan Barang dan Jasa tahun anggaran berikutnya dilaksanakan pada tahapan penyusunan Rencana Kerja (Renja) yang berkerjasama dengan Bappeda dan kembali dilakukan saat penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) yang berkerjasama dengan BKAD, kegiatan ini dilaksanakan dengan tetap mempertahankan independensi UKPBJ dengan menetapkan posisi UKPBJ diluar Tim Anggaran Pendapatan Daerah (TAPD) dan bertujuan untuk memperoleh potret gambaran / snapshot atas pengadaan barang/jasa pada tahun berikutnya, selanjutnya setelah ditetapkan sebagai KUA-PPAS kegiatan ini dilanjutkan pada proses input RUP kedalam SiRUP.

2. Pelaksanaan kegiatan eksaminasi dan pendampingan ini disarankan memiliki branding yang berbeda dengan istilah “klinik” dikarenakan persepsi bahwa klinik hanya dikunjungi saat terdapat permasalahan.

3. UKPBJ hendaknya memanfaatkan kesempatan pada tahapan perencanaan dan persiapan pengadaan barang/jasa untuk melakukan konsolidasi pengadaan barang/jasa, pada tahun 2018 ini UKPBJ Kota Yogyakarta kembali menurunkan proses pemilihan penyedia dibandingkan tahun sebelumnya.

4. Pemanfaatan katalog elektronik dapat di-intensifikasikan dengan menggunakan pelatihan yang bersifat practical dimana Sub-Bagian yang mengelola aplikasi menyediakan layanan e-Purchasing versi latihan agar Sub-Bagian yang membidangi pelatihan dapat melaksanakan tugas pembinaan kepada perangkat daerah terkait pemanfaatan e-Purchasing. Hal ini dapat dilaksanakan dimana Sub-Bagian yang mengelola LPSE pada UKPBJ dapat mengajukan permohonan E-Purchasing versi latihan kepada LKPP.

5. Kolaborasi pada Sub-Bagian yang melaksanakan aktifitas pembinaan dapat bersifat lintas pelaku pengadaan barang/jasa agar diperoleh hasil pembinaan yang optimal

6. Honorarium Kelompok Kerja Pemilihan dan UKPBJ yang bersifat single take homepay yang membuat kinerja semakin meningkat

7. Fokuskan sub-UKPBJ yang bertugas untuk melaksanakan pembinaan SDM untuk terlibat dalam dua sisi, baik sisi pembinaan pada internal UKPBJ, maupun stakeholders eksternal UKPBJ

8. Pendekatan intra-personal terkait kepatuhan stakeholders PBJ pada Perangkat Daerah untuk lebih mengupayakan peningkatan kualitas perencanaan dan persiapan pengadaan barang/jasa

Gambar :

 

Disela-sela kesibukan Bapak Sukadarisman ditengah kegiatan pelatihan penyedia dalam penggunaan aplikasi e-Procurement yang tengah diselenggarakan saat proses kunjungan, terjadi pertukaran informasi antara UKPBJ Kota Yogyakarta dan UKPBJ Kutai Barat dalam bentuk diskusi, yaitu :

 

1. Terkait pemerataan beban kerja Pejabat Pembuat Komitmen, saat ini UKPBJ Kota Yogyakarta tengah mempelajari kemungkinan untuk dilaksanakannya penetapan pejabat eselon III sebagai Kuasa Pengguna Anggaran, khususnya pada posisi Kepala Bidang, hal ini dipandang merupakan keputusan yang logis dan selaras dengan tanggung-jawab eselonering yang lebih tinggi dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa khususnya dalam rangka menyikapi resistensi dan konsekuensi logis atas keterbatasan pemilik sertifikat ahli pengadaan barang/jasa dan sertifikat lainnya yang merupakan kualifikasi manajerial eselon III.

2. Rencana pelaksanaan proses manajemen risiko pada tingkatan pengadaan barang/jasa sebaiknya dilakukan secara internal dan eksternal UKPBJ, sehingga selain Kelompok Kerja melakukan manajemen risiko, perangkat daerah turut juga proaktif melaksanakan manajemen risiko pengadaan barang/jasa.

 

Kegiatan studi tiru ini ditutup dengan masukan-masukan teknikal dari Kabag UKPBJ Kota Yogyakarta terkait rencana pengembangan aplikasi Manajemen Risiko UKPBJ Kutai Barat, yaitu :

1. Pedoman dan SOP Proses Bisnis sebaiknya diintegrasikan dengan proses bisnis pada aplikasi manajemen risiko pengadaan barang jasa yang sedang dikembangkan

2. Pelaksanaan implementasi teknologi informasi sebaiknya menggunakan SDM internal dan/atau rekrutmen profesional yang berkerja penuh sebagai bagian dari UKPBJ dengan jam kerja fleksibel (cukup berkantor pada hari Jumat saja, sisanya berkerja di rumah), hal ini dipandang lebih menguntungkan dan berpotensi untuk menghindari ketergantungan pada jasa konsultansi yang sifat kontrak dan regulasi normatif nya kurang menguntungkan bagi Pemerintah

 

Kunjungan ini diakhiri dengan sesi berfoto bersama antara Kepala UKPBJ Kota Yogyakarta (Kabag LPBJ) dengan Kasubag Perencanaan dan Pembinaan UKPBJ Kab. Kutai Barat.