Alur Proses Konsultasi Pengaduan dan Sanggahan Offline Berbasis Teknologi Informasi

Sendawar, sehubungan dengan diberlakukannya manajemen risiko pengadaan barang/jasa berbasis teknologi informasi sebagai bagian dari moderenisasi tata kelola dan manajemen risiko pengadaan barang/jasa, seluruh layanan pada Bagian Pengadaan Barang/Jasa utamanya layanan konsultasi, pengaduan, dan sanggahan offline dilakukan dengan berbasiskan teknologi informasi yang aplikasi nya dikembangkan secara mandiri oleh Bagian Pengadaan Barang dan Jasa.

Aplikasi Manajemen Evaluasi Risiko yang disingkat AMER ini awalnya adalah aplikasi untuk melakukan perekaman dan pelaporan penilaian risiko pengadaan barang/jasa, namun pada pertengahan pengembangannya project leader yang mengembangkan aplikasi ini yaitu Kasubag Perencanaan dan Pembinaan memutuskan untuk mengintegrasikan proses pencatatan layanan konsultasi, pengaduan, dan sanggahan offline ini dengan aplikasi.

Semula layanan ini kita catat dengan menggunakan kertas, kemudian diinput rekapan nya oleh satu orang, namun kali ini kita geser menjadi berbasis kan teknologi informasi, petugas yang melayani setelah memberikan konsultasi harus segera menginput hasil layanan dan penilaian pengguna layanan kedalam aplikasi, karena terkait kinerja maka masing-masing petugas yang diberikan tugas untuk memberikan pelayanan akan terpacu untuk segera menginput, waktu pelayanan masing-masing akan terhitung secara realtime.

Roleplay simulasi penggunaan aplikasi ini secara internal sudah dilakukan sejak Jumat tanggal 14 September 2018 kemarin, kesiapan aplikasi dan SDM kita untuk implementasi sudah dilakukan, selanjutnya dilakukan sosialisasi prosedur secara digital melalui website ini dan media peraga standing x-banner, dan alat peraga cetak lainnya, desain komunikasi visualnya sudah dikembangkan oleh personil internal Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, hal ini dipandang penting agar pengguna layanan dapat menerima informasi tersebut, “perubahan alur layanan ini dimaksudkan untuk menjaga standar pelayanan dan meningkatkan kepuasan pengguna layanan“.

Alur proses pelayanan sebagaimana tampak pada bagan amatlah sederhana, pengguna layanan datang ke Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Kabupaten Kutai Barat, selanjutnya pengguna layanan mengisi informasi terkait data pribadi, kategori layanan yang dibutuhkan, dan uraian singkat apa yang akan di komunikasikan selama menggunakan layanan. Selanjutnya aplikasi akan mencetak formulir hasil inputan tersebut dan Kepala Sub-Bagian yang bertugas pada ruangan akan menugaskan personil untuk memberikan layanan.

Dalam memberikan pelayanan, petugas akan mencatat seluruh hasil komunikasi yang terjadi dalam formulir, dan setelah layanan tersebut selesai maka pengguna layanan dapat memberikan nilai dengan skala mulai dari angka 1 yang berarti sangat buruk hingga nilai angka 5 yang berarti sangat baik, selanjutnya pengguna layanan akan memberikan tanda tangan dan menyerahkan kepada petugas yang melayani.

Petugas yang melayani tadi selanjutnya menginput informasi dalam formulir tadi kedalam aplikasi dan saat sudah selesai maka akan terdapat keluaran formulir yang berisikan laporan hasil konsultasi, pengaduan, dan/atau sanggahan offline beserta nilai kepuasan yang diberikan oleh pengguna layanan dan lama waktu pelayanan diberikan. Lembar keluaran tersebut diberikan kepada pengguna layanan sehingga dapat dipergunakan sebagaimana mestinya, dan menjadi catatan bersama.

Dengan diberlakukan nya inovasi ini maka seluruh informasi tercatat secara detail pada Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, selain dapat digunakan untuk menilai kinerja ASN Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, juga menjadi data untuk mencari tahu apa saja permasalahan dan hal yang sering di komunikasikan dari pengguna layanan sehingga dapat dilakukan perbaikan berkelanjutan dan peningkatan pelayanan yang semakin memperkecil risiko pengadaan barang/jasa.

Walau berada dalam satu aplikasi desktop dengan aplikasi perekaman dan pelaporan manajemen risiko, AMER dikembangkan secara berkala dan modular dengan konsep sistem terdistribusi. Fitur tambahan ini sebelumnya tidak direncanakan, namun menjadi kebutuhan untuk melakukan analisis risiko pengadaan barang/jasa, artinya pengumpulan data yang valid, aktual, dan menjadi sumber informasi terbaik yang tersedialah yang mendasari penambahan fitur ini.

Pembangunan aplikasi berbasis desktop dan offline ini dilaksanakan dengan memanfaatkan sumber daya manusia internal dari Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, sehingga beban biaya yang timbul selama masa pengembangan dapat ditekan seminim mungkin sehingga tidak membebani APBD dan merupakan salah satu aplikasi asli kreasi ASN Pemerintah Kabupaten Kutai Barat. Selain mempermudah monitoring kinerja dan pengumpulan informasi, inovasi ini juga meminimalkan beban kegiatan dari sisi anggaran dengan dieliminasi nya pencetakan formulir layanan, “kami tidak perlu mencetak terlebih dahulu formulir, walau aplikasi ini masih membutuhkan kertas, namun penggunaan kertas tersebut hanya terjadi ketika terdapat pengguna layanan yang datang bertamu tukas Kepala Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan, efektif dengan diberlakukannya aplikasi ini maka pelayanan berbasis formulir yang dicetak terlebih dahulu pada sejumlah kertas tidak perlu lagi dilakukan” tutupnya sembari menunjukkan tumpukan kertas formulir format lama.