PENGENALAN APLIKASI MANAJEMEN EVALUASI RISIKO (AMER)

APLIKASI MANAJEMEN EVALUASI RISIKO (AMER)

Merupakan aplikasi yang memudahkan manajemen risiko pada kegiatan, baik itu kegiatan operasional maupun kegiatan pengadaan barang/jasa yang memberikan manfaat kemudahan menyimpan informasi secara berkesinambungan dalam konteks pelaksanaan Pedoman Manajemen Risiko Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah Kabupaten Kutai Barat.

Manfaat dari manajemen risiko pengadaan barang/jasa adalah sebagai berikut :

  1. Mengurangi hal tak terduga yang kurang menyenangkan dalam proses pengadaan barang/jasa.
  2. Meningkatkan hubungan dengan para pemangku kepentingan dan pelaku pengadaan barang/jasa menjadi semakin baik.
  3. Meningkatkan reputasi dan lingkungan pengendalian pengadaan barang/jasa Pemerintah Kabupaten Kutai Barat.
  4. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi manajemen.
  5. Lebih memberikan jaminan yang wajar atas pencapaian tujuan dan sasaran atas Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kabupaten Kutai Barat.

Pedoman Manajemen Risiko Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah Kabupaten Kutai Barat yang mengadopsi standar internasional ISO 31000:2018 secara teknis memerlukan pemahaman pada konsep pengelolaan risiko dan sekaligus pada pengelolaan aktifitas manajerial, untuk mempermudah para pelaku pengadaan barang/jasa berfokus pada risiko yang dihadapi, maka Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Kab. Kutai Barat mengembangkan Aplikasi Manajemen Evaluasi Risiko secara mandiri sebagai alat bantu untuk mempermudah pelaku pengadaan barang jasa mengelola risiko secara natural berfokus pada pengelolaan aktifitas manajerial pengadaan barang/jasa.

11 (Sebelas) langkah dalam melakukan pengelolaan manajemen risiko pengadaan barang jasa melalui AMER adalah sebagai berikut (Contoh kasus intensifikasi pemanfaatan e-Purchasing, pemanfaatan aplikasi baik input hingga output akan bervariasi bergantung dari pengguna):

  1. MELAKUKAN IDENTIFIKASI RISIKO DENGAN MENGINPUT DAN MENDAFTARKAN PARAMETER IDENTITAS RISIKO

  1. MELAKSANAKAN ANALISIS RISIKO

Pada kondisi risiko yang disebutkan diatas secara regulasi pengadaan barang yang dilakukan dengan metode e-Purchasing dan/atau e-Tender cepat selain memerlukan penyusunan HPS juga tidak dapat menyebutkan merek dan tipe pada barang secara spesifik, sehingga bila dilakukan dengan pemilihan penyedia melalui e-Tender atau Pengadaan Langsung dapat menghasilkan pengadaan barang yang memenuhi spesifikasi namun dapat berbeda fitur dikarenakan perbedaan merek, hal ini sering sekali terjadi mengingat pemanfaatan e-Purchasing pada tingkat Kabupaten Kutai Barat masih sangat minim sehingga kemungkinan terjadinya (likelihood) berada pada skor 9, dari sisi akibat memberikan dampak sebesar 5 Yang sebagaimana pada tampilan uraian analisis dampak menimbulkan ketidakpuasan dan penundaan pekerjaan 4-8 minggu bila dibandingkan dengan metode e-Purchasing.

Aplikasi Manajemen Evaluasi Risiko menghitung secara otomatis risiko ini berada pada tingkatan tinggi dengan skor 63.

  1. ANALISIS RISIKO DENGAN MENETAPKAN TINGKAT RISIKO YANG DIINGINKAN / SELERA RISIKO

Pada tahapan ini pengelola risiko menentukan selera / tingkatan risiko yang diinginkan kedepannya, pada contoh ini likelihood yang ditetapkan diberi skor 3 sehingga akan semakin banyak OPD yang menggunakan e-Purchasing, pemanfaatan e-Purchasing memberikan nilai tambah dimana HPS tidak perlu lagi ditetapkan sehingga pelaku PBJ di OPD tidak perlu lagi melakukan survey  dan dapat menetapkan merek barang yang dibutuhkan, hal ini selain mempercepat waktu pekerjaan juga mempermudah Pelaku PBJ di OPD dalam bekerja untuk mendapatkan barang yang diinginkan sehingga dampak dapat berada pada skor 3.

  1. ANALISIS RISIKO DENGAN MENETAPKAN TINGKAT RISIKO YANG DIINGINKAN / TOLERANSI RISIKO

Adapun keinginan yang termanifestasikan dalam selera risiko merupakan hal yang akan dituju kedepannya, namun dalam mitigasi risiko terdapat tingkatan risiko yang merupakan tingkatan diatas selera risiko yang menjadi batasan tingkatan risiko yang masih dapat diterima.

  1. PENEMPATAN DALAM PETA RISIKO OLEH AMER

Risiko yang telah diinput otomatis terpetakan oleh AMER sebagai berikut :

  1. MERENCANAKAN PENANGANAN RISIKO

Bagian PBJ merencanakan rencana mitigasi utama untuk melaksanakan sosialisasi, kemudian memfasilitasi latihan secara simulasi. Kedua rencana ini akan dievaluasi pada Maret 2019.

  1. MONITORING DAN EVALUASI PENANGANAN RISIKO

Pengelola risiko dapat melakukan monitoring dan pencatatan evaluasi perkembangan kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan aplikasi sebagai berikut :

  1. MONITORING DAN EVALUASI PENANGANAN RISIKO HINGGA PROGRESS 100%

Pelaksanaan monitoring evaluasi penanganan risiko terus dicatat hingga mencapai 100% dan informasi perkembangan dampak dan likelihood yang menurun atau naik dapat direkam.

  1. PENYELESAIAN PENANGANAN RISIKO

Risiko yang telah ditangani hingga 100% dapat difinalisasi dan direkam kondisi terakhir sebagai risiko residual sebagaimana tampak pada gambar berikut ini :

Pada kondisi diakhir pelaksanaan kegiatan penanganan risiko likelihood berada ada tingkat 3 dimana sudah cukup banyak OPD yang menggunakan e-Purchasing, namun masih banyak yang belum menggunakan e-Purchasing untuk pekerjaan pengadaan barang yang bersifat sederhana, sehingga barang yang secara spesifik dibutuhkan malah tidak dapat diperoleh sehingga memberikan skor dampak sebesar 5, pada kondisi tingkat risiko residual yang tersisa saat ini berada pada skor 15 yaitu berada dibawah risiko yang ditoleransi namun belum mencapai tingkatan yang diinginkan.

Adapun kegiatan penanganan risiko sudah selesai dilaksanakan sehingga penanganan risiko perlu dicatat sebagai proses yang telah selesai dilakukan atau di finalisasi. Konfirmasi secara aplikasi dilakukan sebagai mana tampak berikut.

  1. KESINAMBUNGAN PROSES MANAJEMEN DAN MITIGASI RISIKO

Risiko yang telah difinalisasi pada contoh ini berada pada skor 15 dengan likelihood sebesar 3 dan dampak sebesar 5, dan diidentifikasi sebagai risiko (Nama risiko ditandai dengan “Batch No.1”, “Batch No.2”, dan seterusnya) yang dapat dipantau dan dianalisa dan dievaluasi sebagai berikut :

Tujuan dari perulangan (iterasi) ini adalah menindaklanjuti sifat dari risiko itu sendiri yang tidak mungkin dihilangkan sepenuhnya dan tetap perlu dimonitor secara terus menerus. Manajemen Risiko Pengadaan Barang dan Jasa selanjutnya dilakukan dengan melakukan perulangan dan perbaikan berkelanjutan.

  1. PELAPORAN SECARA INKLUSIF PADA PIMPINAN

AMER memberikan fitur pencetakan dan generate data sesuai standar Manajemen Risiko Pengadaan Barang Jasa tingkat internasional yang datanya dapat diekspor dan disesuaikan dengan kebutuhan pengolahan data oleh pengguna.

Data tersebut dapat diolah secara fleksibel untuk mendukung pembuatan laporan dan pengambilan keputusan strategis kepada pimpinan. Tentu saja pemanfaatan aplikasi akan bervariasi tergantung lingkup tugas dari pengguna sehingga akan berbeda dengan contoh diatas yang merupakan gambaran kecil pemanfaatan Aplikasi AMER ini.

Perangkat Daerah pada Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Barat dapat memperoleh paket Manajemen Risiko Pengadaan Barang dan Jasa yang terdiri atas :

  1. Pedoman Manajemen Risiko Pengadaan Barang dan Jasa Pada Pemerintah Kabupaten Kutai Barat Tahun 2018
  2. Standar Operasional Prosedur (SOP) Manajemen Risiko Pengadaan Barang/Jasa
  3. Aplikasi Manajemen Evaluasi Risiko (AMER)

Produk pengembangan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kab. Kutai Barat ini dikembangkan agar terlaksananya Manajemen Risiko Pengadaan Barang dan Jasa yang secara memberi manfaat maksimal sebagai hasil dari Fokus Khusus dalam pembuatan standar manajemen risiko dengan mengadopsi standar internasional, mendorong Adanya kesadaran akan lingkungan pengedalian risiko melalui ketiga produk yang menjadi satu kesatuan. Integrasi proses manajemen risiko pada tahapan pengadaan barang jasa didukung dengan keberadaan Teknologi informasi sebagai wujud konkrit pendukung manajemen risiko diharapkan dapat memunculkan ekosistem pengendalian pengadaan barang/jasa yang mengedepankan Hubungan saling terkait antar pelaku pengadaan barang/jasa sebagai prioritas demi mencapai pengadaan barang dan jasa yang kredibel dan mensejahterakan Kabupaten Kutai Barat. (MaRiska –F.A.I.T.H, 2018)

Paket ManajemenRisiko PBJP ini akan di launching resmi tanggal 4 Oktober 2018. Untuk memperoleh paket manajemen risiko tersebut diatas silahkan menghubungi Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Kutai Barat.