Pelaksanaan Kegiatan Pendampingan Penyusunan Kerangka Acuan Kerja dan Teknis Pemaketan Input Rencana Umum Pengadaan

Sendawar (7/11), Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Kutai Barat melaksanakan kegiatan pendampingan penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Teknis Pemaketan Input Rencana Umum Pengadaan (RUP) berdasarkan Surat Edaran : Tentang Pelaksanaan Asistensi Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK) Penganggaran, KAK Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia, KAK Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola, Dan Kewajiban Input Rencana Umum Pengadaan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Barat sejak tanggal 5 November 2018. Asistensi/Pendampingan ini dilaksanakan di ruangan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa oleh Tim Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa. Pendampingan ini bertujuan agar teknis pemaketan dari Rencana Kerja Anggaran tahun anggaran 2019 dapat sinkron/selaras dengan Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan dan terdapat outline maupun KAK yang sudah tersedia sejak dini.

Belajar dari pengalaman tahun-tahun sebelumnya dimana penginputan RUP dalam Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) sering terkendala permasalahan koneksi jaringan, maka dilakukan rencana mitigasi pelaksanaan kegiatan untuk mengurangi risiko terhambatnya input SiRUP dengan cara melakukan penyisiran dan pemaketan secara offline, Tim UKPBJ berusaha agar optimal dan membuat sarana untuk menginput pemaketan ini secara offline terlebih dahulu untuk kemudian data tersebut diinput secara perlahan mengikuti kondisi SiRUP. Perangkat Daerah cukup datang membawa seluruh RKA dan KAK yang telah disusun untuk dilayani oleh Tim UKPBJ, atas RKA 2019 maupun KAK tersebut selanjutnya akan dianalisis akan ditelaah menjadi paket-paket dari masing-masing RKA, kemudian untuk masing-masing paket apabila belum terdapat KAK maka OPD dapat membuat KAK dengan menggunakan outline KAK dari daftar simak yang sudah dianalisis PBJ.

Kegiatan ini perdana dilakukan tahun ini di 2019 sebagai bentuk peningkatan kualitas layanan pada UKPBJ dalam melaksanakan fungsi perencanaan pengadaan barang/jasa. Sebelumnya Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa telah menerbitkan panduan penginputan RUP dan pada tahun ini peningkatan layanan dilakukan dengan mendampingi pemaketan dengan keluaran kegiatan KAK yang sudah dinyatakan layak, outline KAK yang perlu disusun/perbaikan, dan soft copy spreadsheet inputan SiRUP pada masing-masing RKA, tujuannya agar OPD dapat dengan mudah menginput RUP pada SiRUP.

Pendampingan ini dilakukan dengan skema spiral, artinya terjadi perbaikan berkelanjutan dalam proses pelaksanaan pendampingan, hal ini dikarenakan Tim UKPBJ memang menguasai teknis pengadaan barang/jasa pemerintah, namun keterbatasan tenaga operasional dari Tim UKPBJ dan teknis pelaksanaan kegiatan merupakan hal yang dikuasai OPD. Atas kolaborasi ini diharapkan SiRUP dapat terinput sesuai jadwal dan paket-paket strategis yang dapat dilaksanakan pemilihan penyedianya mendahului tahun anggaran dapat segera dipercepat pelaksanaannya. Selain itu kolaborasi UKPBJ dengan OPD ini diharapkan dapat membuat penyerapan APBD dapat berjalan efektif dan efisien sehingga kualitas pekerjaan dapat segera dirasakan manfaatnya oleh masyarakat.

Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa menghimbau agar seluruh OPD dapat memanfaatkan layanan ini dan melaksanakan surat edaran Bupati tersebut diatas, “manfaatkan layanan pendukung dari Tim UKPBJ ini, selain mempermudah OPD dalam melaksanakan pekerjaannya, data yang ada akan dapat menjadi bahan kolaborasi untuk meningkatkan kualitas monitoring dan evaluasi pekerjaan dari masing-masing OPD” tukasnya.

Kegiatan Perencanaan dan Pembinaan ini merupakan manifestasi dari kegiatan efisiensi pengadaan dan manajemen risiko pengadaan barang/jasa yang menjadi kegiatan rutin untuk meningkatkan kualitas pelaksanaan pengadaan barang/jasa Pemerintah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Barat.