Laporan Pelaksanaan Rapat Koordinasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lingkungan Pemerintah Kab. Kutai Barat 2020

Sendawar, 18 Oktober 2019

Sebagaimana telah diumumkan sebelumnya melalui surat edaran secara fisik maupun secara daring melalui tautanPengumuman Pelaksanaan Rapat Koordinasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lingkungan Pemerintah Kab. Kutai Barat Bagian Pengadaan Barang dan Jasa selaku Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan Pemerintah Kab. Kutai Barat telah selesai melaksanakan kegiatan dengan tema Peningkatan Kualitas dan Upaya Pemenuhan  Nilai Manfaat Yang Sebesar-Besarnya Melalui Optimalisasi, Konsolidasi, dan Reviu Strategi Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah Yang Mendukung Kinerja Organisasi, kegiatan dengan sifat expo ini selain berisi dengan paparan dari pembicara yang membidangi pengadaan barang/jasa pemerintah juga dihadiri oleh vendor katalog nasional dan principle vendor katalog nasional. Tercatat terdapat 7 (tujuh) pelaku usaha yang produknya telah ditayangkan di Katalog Nasional dan mempresentasikan layanan serta produk yang ditawarkan dan dapat memenuhi kebutuhan untuk meningkatkan kinerja organisasi perangkat daerah di tahun anggaran 2020 kedepan.

Kegiatan yang dibuka pada hari Selasa tanggal 15 Oktober 2019 oleh Bapak Asisten Ekonomi Pembangunan dan SDA Bpk. Ayonius, S.Pd.,M.M. ini secara komprehensif memberikan materi yang mengedepankan peningkatan kualitas perencanaan yang menjadi salah satu aspek prioritas dalam kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah sebagaimana di amanatkan dalam Pasal 5 huruf a Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, berdasarkan amanat kebijakan tersebut lahirlah tema dari kegiatan yang berjudul “Peningkatan Kualitas dan Upaya Pemenuhan  Nilai Manfaat Yang Sebesar-Besarnya Melalui Optimalisasi, Konsolidasi, dan Reviu Strategi Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah Yang Mendukung Kinerja Organisasi”, dan dalam kegiatan yang dilaksanakan selama dua hari kerja ini di paparkan materi sebagai berikut :

1. Kebijakan Akuntabilitas dan Transparansi Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah Kab. Kutai Barat tahun anggaran 2020 melalui Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) dan kaitannya dalam penyusunan rancangan kontrak pengadaan barang/jasa Pemerintah

2. Penyusunan Spesifikasi Teknis Pengadaan barang / jasa Pemerintah

3. Analisa Pasar dalam menyusun Harga Perkiraan (Harga Perkiraan meliputi Penganggaran dan Harga Perkiraan Sendiri)

4. Best Practice penyusunan rancangan kontrak dengan identifikasi kebutuhan dan persiapan integratif, melalui reviu paket, penyusunan spesifikasi, penyusunan HPS dan analisa pasar, serta penyusunan guideline program mutu sebagai upaya pengendalian kontrak

5. Layanan Pengadaan Secara Elektronik – Menyambut pengadaan barang/jasa pemerintah berbasis kinerja, kedisiplinan, dan pemanfaatannya secara harian

6. Inovasi Karir pada Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

7. Sosialisasi Layanan Standar Operasi Prosedur pada Unit Kerja Pengadaan Barang / Jasa – Bagian Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

8. Rapat Koordinasi Hasil Penginputan Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan dan Demonstrasi penggunaan alat bantu untuk mendeteksi jadwal pada rencana umum pengadaan dan persiapan titik kritis keputusan pra-kontrak

Dalam kegiatan ini dilakukan koordinasi aktif antara Bagian Pengadaan Barang dan Jasa selaku UKPBJ yang merupakan pusat keunggulan pengadaan barang / jasa Pemerintah sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Presiden nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan barang / jasa pemerintah dengan para stakeholders terkait di masing-masing perangkat daerah, disampaikan oleh Kepala Bagian Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, Bapak Leonard Yudiarto bahwa dalam proses penginputan Rencana Umum Pengadaan Barang / Jasa pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan untuk tahun anggaran 2020 telah terinput sebagian besar kegiatan rutin dari Rencana Kerja Anggaran tahun 2020, namun untuk paket pengadaan yang bernilai strategis masih belum terlihat dan diumumkan, nilai pengadaan masih berkisar antara 5% dari postur anggaran pengadaan pada APBD tahun anggaran 2020, dengan tingkat kepatuhan setara dengan 34% dari keseluruhan Perangkat Daerah yang berarti masih terdapat 66% yang belum mengumumkan, kembali diingatkan bahwa dalam rangka menjalankan Surat Bupati Kutai Barat Nomor 900/2758/BKAD-TU.P/2019 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah (RKA-SKPD) Tahun Anggaran 2019 khususnya butir h diharapkan perangkat daerah semakin menyadari bahwa kewajiban pengumuman Rencana Umum Pengadaan ini merupakan keharusan yang tidak bisa di tawar lagi.

Selain itu terdapat Instruksi Bupati Kutai Barat nomor 027/3323/PBJ-TU.P/IX/2019 tentang Percepatan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Barat yang mewajibkan penyusunan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa tahun anggaran 2020 dilaksanakan paling lambat sebelum bulan Desember 2019 dan wajib diumumkan, perangkat daerah juga diharapkan agar dapat menyusun dan menyampaikan dokumen persiapan pengadaan guna pemilihan penyedia untuk dapat dilaksanakan sebelum tahun anggaran 2020 khususnya bagi paket yang bernilai strategis dan membutuhkan waktu pengerjaan yang relatif panjang, hal ini bermaksud bukan untuk menambah beban pekerjaan di perangkat daerah, namun untuk melindungi dari risiko pelaksana pengadaan barang/jasa pemerintah di Perangkat Daerah, dengan memiliki waktu yang lebih panjang pada proses pelaksanaan maka kita dapat bergeser dari proses administrasi pada tahap perencanaan dan persiapan menjadi tahap pelaksanaan pada tahun anggaran 2020 ketika kalender sudah menginjak tanggal 1 Januari 2020, sehingga pelaku pengadaan barang/jasa dapat fokus pada kinerja, dan kinerja ini diharapkan dapat menghasilkan barang maupun jasa yang diperoleh yang menunjang capaian aktifitas dan kinerja dari organisasi dalam memberikan pelayanan sebesar-besarnya bagi masyarakat.

Jangan sampai dan jangan mau selalu terjebak pada proses administrasi dalam proses pengadaan barang/jasa, porsi alokasi waktu untuk tahapan perencanaan dan persiapan pada tahun anggaran berjalan seharusnya berada pada alokasi yang relatif minim, pada tahun anggaran berjalan seharusnya pelaku pengadaan barang/jasa sibuk mengelola proses pelaksanaan pengadaan dalam hal ini adalah pengendalian kontrak, memecahkan masalah teknis di lapangan, dan memastikan pelaku usaha yang terpilih menjadi penyedia dapat menjalankan tugasnya dengan baik, harapannya dengan waktu pelaksanaan yang cukup panjang hambatan teknis dan risiko di lapangan dapat termitigasi dengan baik dan keseluruhan proses pengadaan barang/jasa dapat berjalan sesuai dengan regulasi yang berlaku secara optimal. Butuh kemauan, pengetahuan, dan sikap kerja yang baik untuk mencapai hasil kinerja Pemerintah kabupaten Kutai Barat dengan baik sebagaimana disampaikan oleh Bupati Kutai Barat melalui naskah pembukaan kegiatan yang disampaikan oleh Bapak Asisten Ekonomi Pembangunan dan SDA pada pembukaan, kegiatan ini dalam pelaksanaannya diselingi dengan presentasi dan pembagian gimmick dari vendor maupun principle yang menyampaikan keunggulan pengadaan barang / jasa melalui katalog elektronik LKPP dan diharapkan perangkat daerah dapat menelaah dan menganalisis kebutuhan organisasinya sebaik mungkin.

Kegiatan ini di tutup pada hari Rabu tanggal 16 Oktober 2019 dengan tingkat kepuasan peserta sebagai berikut :

  1. Layanan pendaftaran peserta dinilai sangat memuaskan sebanyak 24,1%, Memuaskan sebanyak 72,4%, dan dipersepsikan cukup pada 3,4%
  2. Tema materi yang dipaparkan selama kegiatan dinilai sangat memuaskan sebesar 20,7%, memuaskan sebesar 69%, dan cukup memuaskan dipersepsikan sebesar 10,3%
  3. Ketepatan waktu penyelenggaraan acara pada hari ke-1 di persepsikan tidak tepat waktu sebesar 31% dan sangat tidak tepat waktu sebesar 3,4%, selebihnya 65,6% merupakan gabungan dari cukup, tepat, dan sangat tepat waktu
  4. Ketepatan waktu penyelenggaraan acara pada hari ke-2 di persepsikan tidak tepat waktu sebesar 13.8%, selebihnya 86,2% merupakan gabungan dari cukup, tepat, dan sangat tepat waktu

Pada kegiatan ini Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Kab. Kutai Barat berterima kasih atas seluruh pihak mulai dari vendor, principle, dan para peserta atas partisipasi aktif dalam mendukung Pelaksanaan Rapat Koordinasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lingkungan Pemerintah Kab. Kutai Barat 2020.

Dokumentasi selama pelaksanaan kegiatan :

A. Hari 1 : Selasa tanggal 15 Oktober 2019

1. Registrasi Peserta

2.Pembacaan Doa Pembuka

3. Menyanyikan lagu kebangsaan “Indonesia Raya”

4. Laporan Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa / UKPBJ Bpk. Leonard Yudiarto, S.E., selaku Ketua Panitia

5. Pembacaan Sambutan Bupati Kutai Barat sekaligus Pembukaan Kegiatan oleh Asisten Ekonomi Pembangunan dan SDA Bpk. Ayonius, S.Pd.,M.M.

6. Materi Kebijakan Akuntabilitas dan Transparansi Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah Kab. Kutai Barat tahun anggaran 2020 melalui Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) dan kaitannya dalam penyusunan rancangan kontrak pengadaan barang/jasa Pemerintah oleh Kepala Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Bpk. Christian Gamas, S.T.,M.M.

7. Presentasi Vendor Katalog Elektronik

8. Presentasi Principle Vendor Katalog Elektronik

9. Sesi Tanya Jawab dan Diskusi

10.  Suasana booth Vendor

11. Presentasi principle vendor

12. Materi Penyusunan Spesifikasi Teknis Pengadaan barang / jasa Pemerintah Oleh Unsur Kelompok Kerja Pemilihan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa – UKPBJ Bpk. Martin Lafaw, S.Ip.,CSPs

13. Presentasi dari Principle Vendor

14. Materi Analisa Pasar dalam menyusun Harga Perkiraan (Harga Perkiraan meliputi Penganggaran dan Harga Perkiraan Sendiri) oleh Unsur Kelompok Kerja Pemilihan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa – UKPBJ Bpk. Faizal Risal, S.Ap.,CCMs

15. Tanya Jawab Peserta

16. Pembahasan Teknis Pemilihan Penyedia Hingga Pelaksanaan Kontrak – Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa – UKPBJ Bpk. Leonard Yudiarto, S.E., dan Kepala Sub-Bagian Evaluasi dan Penyelesaian Sanggah Bpk. Ami Paramban, S.T.,M.Si

B. Hari 2 : Rabu tanggal 16 Oktober 2019

1. Materi Best Practice penyusunan rancangan kontrak dengan identifikasi kebutuhan dan persiapan integratif, melalui reviu paket, penyusunan spesifikasi, penyusunan HPS dan analisa pasar, serta penyusunan guideline program mutu sebagai upaya pengendalian kontrak – Oleh Kepala Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan – Christian Gamas, S.T.,M.M.

2. Presentasi vendor katalog elektronik Jasa Penyewaan Kendaraan

3. Aktifitas tanya – jawab Peserta

4. Materi Layanan Pengadaan Secara Elektronik – Menyambut pengadaan barang/jasa pemerintah berbasis kinerja, kedisiplinan, dan pemanfaatannya secara harian – Oleh Kepala Sub-Bagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa – Bpk. Budi Eka Prasetya, S.T.

6. Inovasi Karir pada Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah oleh Kepala Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan – Bpk. Christian Gamas, S.T.,M.M.

7. Sesi Tanya Jawab Peserta

8. Suasana Booth Vendor

9. Presentasi Vendor Katalog

10. Sosialisasi Layanan Standar Operasi Prosedur pada Unit Kerja Pengadaan Barang / Jasa – Bagian Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah oleh Kepala Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan – Bpk. Christian Gamas, S.T.,M.M.

8. Rapat Koordinasi Hasil Penginputan Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan dan Demonstrasi penggunaan alat bantu untuk mendeteksi jadwal pada rencana umum pengadaan dan persiapan titik kritis keputusan pra-kontrak – Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa – UKPBJ Bpk. Leonard Yudiarto, S.E., dan Kepala Sub-Bagian Evaluasi dan Penyelesaian Sanggah Bpk. Ami Paramban, S.T.,M.Si

9. Tanggapan Peserta Rapat Koordinasi Terkait Monitoring RUP

10. Presentasi Vendor Katalog Elektronik

11. Sesi Foto Bersama Panitia, Vendor Katalog beserta Principle, dan Peserta