Center Of Exellence

Penjabaran dan penjelasan Center Of Excellence, Penerapan CoE pada Bagian Pengadaan Barang dan Jasa sebagai UKPBJ

CENTER OF EXCELLENCE

Pengadaan barang dan jasa pemerintah memiliki peran penting dalam memastikan kesuksesan Perangkat Daerah melaksanakan misi strategis dan program kerja pembangunan. Implementasi Procurement Center of Excellence atau pusat keunggulan pengadaan, sejalan dengan evolusi kelembagaan yang dicanangkan oleh LKPP, memberikan kerangka kerja yang memungkinkan Unit Kerja pengadaan Barang dan Jasa – UKPBJ berkembang dari unit yang reaktif dengan pendekatan yang berorientasi kepatuhan menjadi unit layanan yang proaktif berorientasi pada pelanggan, untuk memastikan kegiatan pengadaan yang bersifat strategis di lingkungan pemerintah dapat dilaksanakan sehingga mendukung pencapaian visi dan misi strategis organisasi.

Karakter kelembagaan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa dalam salah satu peran sebagai Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa (UKPBJ) sebagai Center Of Excellence (COE) secara Strategis Mewujudkan fungsi pengadaan yang memainkan peran penting dalam mencapai tujuan organisasi melalui perencanaan dan eksekusi anggaran serta pengelolaan sumber daya yang efektif. Secara kolaboratif memupuk kolaborasi dan sinergi diantara pemangku kepentingan untuk kinerja fungsi pengadaan yang optimal. Dalam orientasi bekerja membangun budaya berbasis kinerja dalam fungsi pengadaan untuk meningkatkan nilai tambah di 4 area (waktu proses, biaya, kualitas dan tingkat layanan pengadaan).

Pada sisi proaktif, menciptakan pergeseran paradigma dalam rantai pengadaan barang dan jasa yang berorientasi pada pelanggan. Secara berkelanjutan meningkatkan kapabilitas organisasi pengadaan sebagai organisasi pembelajar dengan mengadopsi praktik terbaik pengadaan.

Pembinaan serta manajemen center of excelence perencanaan dan pelaksanaan pengadaan barang/jasa sebagai pusat keunggulan  Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah memiliki tiga fungsi yaitu Fungsi Pembinaan pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah meliputi melaksanakan strategi pengadaan, melaksanakan fasilitasi bimbingan teknis dan/atau pelatihan, Melaksanakan konsultasi dan/atau pendampingan, termasuk pemberian rekomendasi, dan melaksanakan fasilitasi pembinaan sumber daya manusia.

Fungsi pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah melaksanakan tugas yang meliputi melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa melalui pelelangan, seleksi, penunjukan langsung dan/atau pengadaan langsung, melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa melalui mekanisme kerjasama pemerintah dengan badan usaha, melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa yang dananya bersumber dari pinjaman/hibah luar negeri, melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa untuk masuk dalam katalog elektronik, sejak proses pra katalog elektronik sampai dengan proses pasca katalog elektronik, dalam rangka pelaksanaan katalog elektronik lokal, perencanaan dan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa pemerintah bagi K/L/D/I yang tidak memiliki sumberdaya manusia yang memiliki kompetensi yang dibutuhkan, dalam hal diminta oleh K/L/D/I tersebut.

Fungsi pengelola sistem informasi pengadaan barang/jasa pemerintah melaksanakan tugas yang meliputi melaksanakan pengelolaan seluruh sistem informasi pengadaan barang/jasa pemerintah, termasuk SIRUP, SPSE, e-katalog, e-monev, SIKaP dan lain-lain, melaksanakan pelayanan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik, memandu pelaksanaan registrasi dan melaksanakan verifikasi pengguna seluruh sistem informasi pengadaan barang/jasa pemerintah, melaksanakan pengembangan sistem informasi yang dibutuhkan oleh UKPBJ, dan melaksanakan fungsi informasi manajemen aset.

KARAKTERISTIK CoE

Serangkaian karakteristik Procurement CoE dirumuskan sebagai SKOPPer, dengan jabaran sebagai berikut :

S – Strategis : mewujudkan fungsi pengadaan yang memainkan peran penting dalampencapaian tujuan organisasi melalui perencanaan dan eksekusi anggaran serta pengelolaan sumberdaya yang efektif.

K – Kolaboratif : membangun kolaborasi dan sinergi diantara pemangku kepentingan untuk kinerja fungsi pengadaan yang optimal.

O – Orientasi Kinerja : mebangun budaya berbasis kinerja dalam fungsi pengadaan untuk meningkatkan nilai tambah di 4 area (waktu proses, biaya, kualitas, dan tingkat layanan pengadaan).

P – Proaktif : menciptakan pergeseran paradigma dalam rantai pengadaan barang dan jasa yang berorientasi pada pelanggan.

Per – Perbaikan : secara berkelanjutan meningkatkan kapabilitas organisasi pengadaan sebagai organisasi pembelajar dengan mengadopsi praktik terbaik pengadaan.

TUJUAN CoE DAN MANFAAT PROCUREMENT CoE

Tujuan umum CoE adalah membangun kapabilitas organisasi pengadaan pemerintah dalam perencanaan, pengelolaan operasional, dan pemantauan pengadaan untuk mencapai prinsip-prinsip pengadaan.

Tujuan CoE dalam SKOPPer

S – Tercipta organisasi pengadaan yang dapat menjalankan peran strategis untuk pencapaian tujuan organisasi.

K – Terbangun komunikasi dan hubungan kerja sama yang efektif dengan seluruh pemangku kepentingan dalam rantai pengadaan, termasuk membangun jejaring sosial.

O – Terimplementasi seluruh siklus penngelolaan kinerja pengadaan barang dan jasa untuk memastikan pencapaian kinerja organisasi.

P – Terciptanya proses pengadan yang terintegrasi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan internal maupun eksternal.

Per – Terciptanya organisasi pembelajar dalam fungsi ppengadaan agar mampu mwujudkan pusat keunggulan dalam berbagai pengetahuan, informasi dan kemampuan.

Berikut manfaat menjadi Procurement CoE, yaitu :

Peran  strategis – fungsi pengadaan berkontribusi positif bagi pencapaian kinerja program kerja organisasi.

SDM Unggulan – mendorong SDM UKPBJ untuk meningkatkan kapabilitas individul baik dari aspek teknis maupun manajerial sehingga menjadi pelaku pengadaan profesional.

Dukungan Kebijakan – mendorong pemangku kepentingan untuk memberikan dukungan untuk penyempurnaan dan sinkronisasi kebijakan sehingga mampu meningkatkan kinerja pengadaan.

Percontohan Bagi UKPBJ lain – meningkatkan UKPBJ untuk tampil dan berbagi pengalaman dalam rangka pengembangan UKPBJ di seluruh Indonesia.

Pengadaan yang berkualitas, Efektif dan Efisien –  mengintegrasikan fungsi pengadaan di organisasi sehingga tercipta pengadaan yang berkualitas efektif dan efisien serta bernilai tambah.

KERANGKA PEMBENTUKAN PROCUREMENT CoE

Pembentukan UKPBJ menjadi Procurement CoE dibangun terdapat 3 tahapan besar, yaitu :

  1. Tanamkan, karakteristik procurement CoE (SKOPPer) ditanamkan ke dalam organisasi pengadaan;
  2. Kembangkan, melalui pengembangan 4 aspek organisasi pengadaan (Institusional, Manajerial, Operasional, dan Personel) yang dilakukan melalui aktivitas inti CoE;
  3. Monitor, pengembangan aspek organisasi diukur dan dimonitor melalui 22 kriteria procurement CoE.

INDIKATOR CoE

22 kriteria CoE adalah sebagai berikut :

INSTITUSI

KRITERIA COE

LEVEL DEFINISI

KARAKTER COE

Status hukum 3 Fungsi pengadaan dijalankan oleh UKPBJ yang permanen S
Tugas dan Peran UKPBJ 4 UKPBJ secara aktifberkoordinasi dengan PPK,PA/KPA, PPHP, dan Perangkat daerah penggunan barang/jasa dalam menjalankan perannya sebagai koordinator lintas sektoral di seluruh mata rantai proses pengadaan. K
(SOP) Standar Operasional Procedures 3 Sudah terdapat SOP yang tidak hanya fokus pada proses pemilihan  namun juga sudah mencakup proses perencanaan pengadaan dan pengelolaan kontrak K
Kecakupan SDM 2 Jumlah staf UKPBJ sudah mencukupi, sudah menjadi pegawai penuh waktu UKPBJ serta memiliki kompetensi teknis pengadaan yang diperlukan S
Kecakupan Pendanaan 3 Pembiayaan operasional UKPBJ sudah dianggarakan satu tahun kedepan yang juga mencakup program pengembangan organisasi UKPBJ S
Pelanggan Internal 3 UKPBJ sudah melakukan analisis stakeholder sebagai dasar bagi UKPBJ untuk membangun hubungan pelanggan internal P
Penyedia (Vendors) 3 UKPBJ sudah melakukan analisis data penyedia sesuai dengan kebutuhan barang/jasa untuk menentukan langkah dalam membangun hubungan dengan penyedia P
Hubungan Masyarakat 3 UKPBJ sudah memiliki panduan terkait kehumasan penhadaan dan secara rutin mempublikasikan kegiatan-kegiatan UKPBJ melalui media masa P
MANAJEMEN
KRITERIA COE LEVEL DEFINISI KARAKTER COE
Indikator Kinerja 3 Indikator kinerja pengadaan sudah mencakup 4 area (ketepatan waktu, penghematan biaya, kualitas, dan tingkat layanan) O
Penetapan Target Kinerja Organisasi 3 Target kinerja pengadaan sudah ditetapkan berdasarkan data kinerja historis dari tahun-tahun sebelumnya O
Manajemen Kinerja 3 Pengelolaan kinerja pengadaan sudah diimplementasikan secara menyeluruh (mulai dari tahap perencanaan sampai tahap pengawasan, evaluasi, dan pelaporan) O
Pengelolaan Dokumen dan Pengetahuan 4 Sudah terdapat sentralisasi dokumen pengadaan (yang mencakup perencanaan, pemilihan, dan kontrak) dan dokumen pendukung yang dimanfaatkan untuk peningkatan kinerja (materi pelatihan) dan pengambilan keputusan strategis Per
Hubungan Pimpinan dengan Pemangku Kepentingan 3 Kepala UKPBJ menyususn pemetaan pemangku kepentingan sehingga pola hubungan yang dibangun sesuai dengan kebutuhan masing-masing pemangku kepentingan. K
Kolaborasi Internal UKPBJ 3 Sudah menjalankan program mentoring pengadaan yang bertujuan untuk meningkatkan kolaborasi internal dan juga mengembangkan kualitas staf UKPBJ Per
Visi Strategis 3 UKPBJ telah memiliki rencana strategis (mencakup visi, misi, rencana kegiatan, Pokja, rencana perbaikan kinerja, dsb)untuk mendukung kegiatan operasional pengadaan S
 

OPERASIONAL

KRITERIA COE LEVEL DEFINISI KARAKTER COE
Monitoring dan Evaluasi 3 Sudah menjalankan proses monitoring dan evaluasi program pengadaan dan sudah menghasilkan laporan manajemen yang bermanfaat bagi penyelesaian program kerja organisasi Per
Debriefing Pasca Pengadaan 3 UKPBJ sudah memberikan penjelasan pemilihan via surat atau email kepada penyedia yang berpartisipasi agar dapat menerima keputusan dengan baik P
Whistleblower dan Sistem Pengaduan 3 Terdapat sistem pengaduan dengan tata kelola yang baik dan melibatkan pihak terkait internal dan sudah disosialisasikan secara efektif ke seluruh staf K
Penerapan Sistem 3 Sudah mengimplementasikan sistem informasi pendukung tambahan di luar SPSE sebagai fungsi pelaporan (eReporting) S
SDM
KRITERIA COE LEVEL DEFINISI KARAKTER COE
Asesmen Kemampuan SDM 2 Sudah menjalankan penilaian kemampuan berbasis persyaratan jabatan fungsional pengadaan Per
Bimbingan Teknis & Transfer Pengetahuan 3 Program kerja bimtek oleh UKPBJ sudah berfokus pada peningkatan kinerja PBJ dengan kombinasi bimbingan teknis pengadaan maupun manajerial serta melalui mekanisme pelatihan, pendampingan serta coaching P
Perencanaan SDM 3 Sudah terdapat rencana penempatan SDM UKPBJ yang sesuai dengan peraturan dan berdasarkan analisis beban kerja serta mengakomodasi kebutuhan pelaksanaan kegiatan pengembangan kapasitas UKPBJ S
FOKUS CoE UKPBJ KABUPATEN KUTAI BARAT

Fokus CoE UKPBJ Kabupaten Kutai Barat tahun 2017 – 2018 adalah menjalankan proses monitoring dan evaluasi secara berkelanjutan diantaranya mengenai kecukupan SDM, dengan harapan jumlah staf UKPBJ sudah mencukupi, sudah mencapai pegawai penuh waktu, serta memiliki kompetensi teknis pengadaan yang diperlukan, dengan adanya proses peningkatan kapasitas SDM Pengadaan secara nasional maka dipandang perlu untuk upaya melalui monitoring dan evaluasi agar tersedianya jabatan fungsional pengelola pengadaan barang dan jasa yang memiliki kompetensi yang wajib diterapkan pada awal tahun 2021.