Sendawar (28/6), Bagian Pengadaan Barang dan Jasa ex-officio Sekretariat UKPBJ yang melaksanakan fungsi ULP dan LPSE secara ad-hoc sebagai tugas tambahan dalam rangka menunjang tugas Kelompok Kerja Pemilihan tepat pada tanggal 28 Juni 2018 melaporkan capaian proses e-Pemilihan (e-Tender dan/atau e-Seleksi) dengan uraian sebagai berikut :

Hasil analisis terhadap RUP pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) : Total 283 (e-Tender/e-Seleksi)

Jumlah Paket e-Pemilihan yang diterima UKPBJ (e-Tender/e-Seleksi) :

1. Selesai e-Tender/e-Seleksi : 145

2. e-Tender / e-Seleksi sedang berlangsung pada SPSE : 33 Paket

3. e-Tender/e-Seleksi dalam tahap persiapan : 55 Paket

Jumlah keseluruhan e-Tender/e-Seleksi yang diproses oleh UKPBJ adalah 233 Paket

Selisih berdasarkan usulan yang sudah diterima UKPBJ dan data pada SiRUP dari Perangkat Daerah adalah sebanyak 50 Paket

Kinerja capaian terkait efisiensi UKPBJ :

1. Hasil Kaji Ulang HPS terkait efisiensi sebelum e-Pemilihan = Rp. 149.97.247 (seratus empat puluh sembilan juta sembilan puluh tujuh ribu duaratus empat puluh tujuh Rupiah)
2. Terhadap hasil e-Pemilihan yang sudah selesai terdapat efisiensi atas Pagu Anggaran sebesar Rp. 8.939.570.936 (delapan milyar sembilan ratus tigapuluh sembilan juta lima ratus tujuh puluh ribu sembilan ratus tiga puluh enam rupiah) atau setara dengan efisiensi sebesar 4,41% (empat koma empat puluh satu persen) atas Pagu anggaran.
3. Terkait pembinaan UKPBJ terhadap proses pengadaan yang dilaksanakan dengan metode selain e-Pemilihan terdapat efisiensi sebesar Rp1.666.382.600 (satu milyar enam ratus enam puluh enam juta tiga ratus delapan puluh dua ribu enam ratus rupiah) atas Pagu anggaran.
4. Atas Pagu anggaran Barang dan Jasa non Pengadaan Langsung sebesar Rp.205.771.593.000 (dua ratus lima milyar tujuh ratus tujuhpuluh satu juta lima ratus sembilan puluh tiga ribu rupiah)  terdapat penghematan sebesar Rp.10.605.953.536 (sepuluh milyar enam ratus lima juta sembilan ratus lima puluh tiga ribu lima ratus tiga puluh enam rupiah) atau setara dengan 5.15% (lima koma lima belas persen)
5. Dibandingkan dengan capaian efisiensi tertinggi pasca diberlakukannya Peraturan Presiden Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah (2010-2018) efisiensi pengadaan barang/jasa di Kabupaten Kutai Barat tertinggi adalah pada tahun 2017 dengan rasio sebesar 5.41% (lima koma empat puluh satu persen) atas anggaran sebesar Rp336.933.556.643 (tigaratus tiga puluh enam milyar sembilan ratus tiga puluh tiga juta limaratus lima puluh enam jribu enam ratus empat puluh tiga rupiah) dengan nilai efisiensi sebesar Rp18.220.168.443 (delapan belas milyar dua ratus dua puluh juta seratus enam puluh delapan ribu empat ratus empat puluh tiga rupiah), untuk menjaga perbandingan rasio efisiensi pada tahun anggaran 2018 atas efisiensi serupa maka masih diperlukan efisiensi sebesar Rp521.442.389 (Lima ratus dua puluh satu juta empat ratus empat puluh dua ribu tigaratus delapan puluh sembilan Rupiah) atau dibutuhkan rata-rata efisiensi sebesar Rp5.925.482 (lima juta sembilan ratus dua puluh lima juta empat ratus delapan puluh dua rupiah) dari 88 (delapan puluh delapan) paket yang tersisa.
6. Terdapat partisipasi sebanyak 2.280 (dua ribu dua ratus delapan puluh) pendaftaran penyedia pada paket yang tayang di lpse.kutaibaratkab.go.id selama tahun anggaran 2018 per-tanggal laporan ini dibuat, atau terdapat partisipasi rata-rata sebanyak 15,72 peserta yang mendaftar untuk satu paket.
7. Secara statistik keseluruhan 5 (lima) Kelompok Kerja Pemilihan memiliki kemampuan rataan terbobot untuk menyelesaikan sebanyak 17,43% dari Paket yang diusulkan tiap bulannya, sehingga dengan asumsi apabila PPK mengusulkan secara normal paketnya dan jumlah Pokja sebanyak 5 seperti saat ini maka dibutuhkan waktu 5,8 bulan untuk menyelesaikan seluruh e-Pemilihan.
8. Rasio perimbangan sebaran beban kerja Kelompok kerja adalah 1,12 dimana sebaran beban kerja dinyatakan berimbang oleh indikator yang dirilis oleh LKPP apabila melebihi 1,1. Sehingga bila meninjau kemampuan rataan terbobot penyelesaian e-Pemilihan e-Paket pada butir 7 diatas yang relatif rendah sebanyak 17,43% mengindikasikan bahwa terdapat pertentangan yang menyebabkan korelasi antara sebaran distribusi paket dengan sebaran penyelesaian, dimana jumlah usulan berbanding negatif dengan jumlah penyelesaian walaupun sebaran beban kerja sudah berimbang, sehingga dapat disimpulkan bahwa sebaran dari distribusi usulan PPK dari perangkat daerah ke UKPBJ belum optimal, kiranya untuk memitigasi risiko ini PPK perlu mempertimbangkan untuk mendayagunakan waktu pengusulan paket secara eektif, yaitu dengan melaksanakan usulan e-Pemilihan mendahului tahun anggaran dan/atau memanfaatkan waktu kosong usulan e-Pemilihan (tercatat Januari belum terdapat usulan e-Pemilihan, sedangkan usulan e-Pemilihan baru terlaksana pada Februari 2018 sebanyak 30 Paket)
9. Mengingat keterbatasan rasio rataan terbobot kemampuan penyelesaian e-Pemilihan yang memiliki batasan minimal waktu pelaksanaandari regulasi, diharapkan kepada PPK pada perangkat daerah, khususnya PPK yang telah mengumumkan paketnya melalui SiRUP (kurang lebih 50 Paket yang belum dilayani) untuk segera mengusulkan paketnya kepada UKPBJ.
10. Berdasarkan paket yang sudah diterima sejauh ini, terdapat rasio kegagalan e-Pemilihan sebesar 19% yang menyebabkan paket e-Pemilihan harus diulang kembali, kiranya probabilitas kegagalan e-Pemilihan sebesar 19% dapat diperhitungkan oleh PPK untuk memasukkan paket nya sesegera mungkin.

Demikian laporan ini dibuat dengan tujuan monitoring dan evaluasi kinerja UKPBJ Kab. Kutai Barat dan organisasi pengadaan pada masing-masing perangkat daerah.