Sendawar, 2 Juli 2018
Kepada,
Yth.
1. Inspektur Kabupaten Kutai Barat
2. Para Kepala Dinas/Badan Kabupaten Kutai Barat
3. Sekretaris DPRD Kabupaten Kutai Barat
4. Direktur RSUD Harapan Insan Sendawar Kabupaten Kutai Barat
5. Para Kepala Bagian Setda Kabupaten Kutai Barat
6. Para Kepala UPTD Kabupaten Kutai Barat
7. Para Camat Kabupaten Kutai Barat
8. Para Lurah Kabupaten Kutai Barat
di –
S E N D A W A R
SURAT EDARAN
NOMOR :027/2282/PBJ-TU.P/VII/2018
TENTANG
Tahap Akhir Pelaksanaan Pengusulan Proses E-Pemilihan Kepada Tim Unit Kerja Pengadaan Barang / Jasa (Ukpbj) Tahun Anggaran 2018, Pembukaan Layanan Perencanaan Dan Pembinaan Dokumen Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa Melalui Kegiatan Klinik Efisiensi Pengadaan (Klinik E-Pen), Pemanfaatan Spse V.4 Dan Informasi Prasyarat Kompetensi Pelaku Pada Organisasi Pengadaan Pada Perangkat Daerah
Sehubungan dengan telah diundangkannya Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 (Perpres 16/2018) pada tanggal 22 Maret 2018, maka dipandang perlu menyampaikan hal-hal penting terkait perkembangan pelaksanaan Perpres 16/2018 kepada Perangkat Daerah (PD), yaitu :
- Terkait tahapan akhir proses pemilihan penyedia barang/jasa melalui e-Pemilihan, mengingat terbatasnya sisa waktu hari kalender pelaksanaan anggaran pada tahun anggaran 2018 diharapkan agar Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) segera mengusulkan paket pekerjaan yang pemilihan penyedia-nya wajib dilaksanakan melalui e-Pemilihan SPSE V.4 oleh Pokja Pemilihan. Proses pemilihan penyedia melalui e-Tender untuk pekerjaan konstruksi, pekerjaan jasa lainnya, dan/atau pengadaan barang dengan nilai Pagu Anggaran diatas Rp200.000.000 (dua ratus juta Rupiah) dan/atau e-Seleksi untuk Paket Jasa Konsultansi dengan nilai Pagu Anggaran diatas Rp100.000.000 (seratus juta Rupiah) dengan memperhatikan kecukupan waktu pelaksanaan pemilihan penyedia dan pelaksanaan pekerjaan.
- Bagian Pengadaan Barang dan Jasa dalam kapasitas melaksanakan tugas tambahan kepanitiaan untuk memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia oleh Kelompok Kerja (Pokja) Pemilihan melalui Tender/Seleksi sebagaimana diatur dalam Pasal 13 dan Pasal 50 Bagian Kesatu dari Bab VII tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia baru dapat melaksanakan proses pemilihan penyedia setelah terbentuknya seluruh tahapan perencanaan dan persiapan yang dilaksanakan dengan memenuhi ketentuan umum, tujuan kebijakan prinsip dan etika pengadaan barang/jasa oleh para pelaku pengadan barang/jasa pemerintah yang diatur kaidah dan normatif ketentuannya mulai dari Bab I hingga Bab V Pada Perpres 16/2018, sehingga untuk melaksanakan butir kesatu diatas PPK diharapkan dapat mengusulkan paket pekerjaan dengan segera melampirkan dokumen terkait.
- Melalui surat edaran ini perlu disampaikan dengan diberlakukannya Perpes 16/2018 terdapat pembagian tahapan secara terpisah antara :
a. perencanaan pengadaan atas keseluruhan proses Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah diatur dalam Bab IV Pasal 18 hingga Pasal 22; dan
b. persiapan pengadaan atas keseluruhan proses Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah diatur dalam Bab V Pasal 23 hingga Pasal 46 .
c. Kewenangan pelaksanaan pada Bab IV dan Bab V dilaksanakan oleh Pengguna Anggaran (PA) / Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) bersama dengan PPK;
d. Berdasarkan ketentuan Pasal 18 ayat (3) Perpres 16/2018 tahap perencanaan dan persiapan tersebut dilaksanakan bersamaan dengan proses penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perangkat Daerah (RKA-PD). - Tahapan perencanaan merupakan proses penyusunan garis besar perencanaan pengadaan dilaksanakan oleh PA/KPA dan dapat dilakukan bersama dengan PPK, tahapan ini berisi kegiatan yang mencakup penentuan tipe swakelola, penyusunan spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kerja, Penyusunan perkiraan biaya/Rencana Angaran Biaya, Pemaketan Pengadaan Barang/Jasa, Konsolidasi Pengadaan barang/Jasa dan penyusunan biaya pendukung; Dokumen keluaran dari kegiatan perencanaan ini selanjutnya disebut sebagai Rencana Umum Pengadaan (RUP).
- Tahapan persiapan merupakan proses turunan kelanjutan dari keluaran kegiatan perencanaan kegiatan dan dilaksanakan oleh PPK dengan diketahui PA/KPA; Dokumen keluaran dari kegiatan persiapan ini disebut sebagai Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RenLakPen).
- Bagian Pengadaan Barang / Jasa dapat mendampingi penyusunan proses tahapan Perencanaan dan Persiapan pengadaan barang / jasa sebagaimana yang dimaksud pada butir edaran ke-4, dan butir edaran ke-5 guna mempercepat proses pelaksanaan sebagaimana dimaksud pada butir edaran ke-1 dan butir edaran ke-2, baik pada Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan pada Anggaran Perubahan Tahun 2018 (RKA-PD Perubahan 2018) dan pada perencanaan anggaran Tahun 2019 (RKA-PD T.A 2019), melalui kegiatan yang disebut sebagai Klinik Efisiensi Pengadaan (Klinik Epen).
- Pelaksanaan Klinik Epen dalam rangka pendampingan penyusunan RUP dan RenLakPen Perangkat Daerah dapat dilaksanakan sejak diterbitkannya surat edaran ini melalui Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Kutai Barat dalam kapasitas dan fungsi nya sebagai penyelenggara administrasi layanan, koordinator penyusunan rencana umum, dan koordinator penyusunan dan pelaksanaan strategi pembinaan administrasi pengadaan barang dan jasa lingkup Pemerintah Kabupaten Kutai Barat;
- Maksud dari pelaksanaan Klinik Epen ini adalah memfasilitasi Perangkat Daerah dalam proses penyusunan RKA-PD Kegiatan yang pengadaan barang/jasa nya akan dilaksanakan oleh Penyedia melalui proses pemilihan penyedia oleh Pokja Pemilihan UKPBJ ini adalah agar RUP dan RenLakPen yang dihasilkan telah termitigasi dan setelah RKA-PD ditetapkan dan/atau Dokumen Pelaksanaan Anggaran Perangkat Daerah (DPA-PD) dapat segera dilanjutkan dan mempercepat proses penyusunan dokumen Rencana Pemilihan Penyedia (RPPenyedia).
- Percepatan Penyusunan RPPenyedia adalah guna mendukung pelaksanaan pemilihan penyedia oleh Pokja Pemilihan sebagaimana disebut pada butir edaran ke-1 dan butir edaran ke-2 dan memberi keluaran yang mempercepat proses pelaksanaan pemilihan penyedia oleh Pokja Pemilihan.
- Percepatan proses pemilihan penyedia oleh Pokja Pemilihan akan berdampak positif dengan dapat segera dilaksanakannya kegiatan Pelaksanaan Kontrak oleh PPK dan memberikan ruang waktu yang cukup bagi PPK dalam pengendalian pekerjaan, manajemen risiko pelaksanaan, dan pengelolaan Rencana Mutu Kontrak terhadap Penyedia hingga terselesaikannya pekerjaan pengadaan barang/jasa.
- Pimpinan PD agar dapat mempersiapkan sarana dan prasarana pengembangan kompetensi bagi PPK dan Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa (PjPBJ) dengan diberlakukannya Perpres 16/2018 wajib memiliki sertifikat Kompetensi di bidang Pengadaan Barang/Jasa paling lambat 31 Desember 2023, Khusus PjPBJ wajib dilaksanakan oleh Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang dan Jasa dengan pemenuhan butir kompetensi teralmpir, dan Mendorong PNS yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti alih jenjang/inpassing sebagaimana telah disampaikan melalui Surat Edaran Bupati Kutai Barat Nomor 871/276/PBJ/TU.P/I/2018 tanggal 17 Januari 2018 dan Surat Edaran Bupati Kutai Barat Nomor 871/1032/PBJ/TU.P/III/2018 tanggal 12 Maret 2019 tentang Tahapan Penjaringan Pengangkatan PNS dalam Jabatan Fungsional Melalui Penyesuaian/inpassing Pada Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang dan Jasa, hal ini disampaikan kepada seluruh Pengguna Anggaran (PA) masing-masing Perangkat Daerah untuk menjadi perhatian dalam merencanakan, mempersiapkan, dan melaksanakan ketersediaan anggaran pengembangan kompetensi bagi PPK dan Pejabat Pengadaan (PjPBJ) masing-masing untuk memastikan dapat terus terlaksananya proses pengadaan barang/jasa di Kabupaten Kutai Barat;
- Diharapkan kepada PPK untuk dapat memanfaatkan fasilitas e-Kontrak pada SPSE V.4 dalam pembuatan Surat Penunjukan Penyedia Barang / Jasa (SPPBJ) dan Kontrak.
- Apabila dipandang terdapat hal yang kurang jelas terkait butir-butir edaran yang termaktub dalam edaran ini dapat dikonsultasikan kepada Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, terkait dengan dokumen-dokumen yang dicantumkan dalam surat edaran ini dapat diperoleh secara digital melalui website Bagian pengadaan Barang dan Jasa bagianpbj.kutaibaratkab.go.id.
Demikian Surat Edaran ini untuk menjadi perhatian, dipedomani, dan agar dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dengan penuh tanggung-jawab.
SEKRETARIS DAERAH,
Ttd
Drs. YACOB TULLUR, MM
Pembina Utama Madya (IV/d)
NIP. 19600505 198504 1 005
Tembusan disampaikan dengan hormat kepada Yth :
1. Bupati Kutai Barat (Sebagai laporan) di – Sendawar
2. Wakil Bupati Kutai Barat (Sebagai laporan) di – Sendawar
3. Para Asisten Sekretaris Daerah Kabupatrn Kutai Barat di – Sendawar