Seringkali data pekerjaan yang sedang dilaksanakan yang merupakan isian dalam aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) terlewatkan oleh penyedia ketika mengkuti proses e-Pemilihan, sedangkan regulasi dari Peraturan Presiden Pengadaan Barang dan Jasa(Nomor 54 Tahun 2010 s.d Nomor 4 tahun 2015) telah jelas mengatur ketentuan tentang Sisa Kemampuan Paket pada pekerjaan jasa lainnya dan pekerjaan konstruksi. Tidak terisinya pekerjaan yang sedang dilaksanakan dalam SPSE ini menyebabkan Pokja tidak dapat mengetahui kemampuan paket yang tersisa sebenarnya, hal ini dikhawatirkan apabila sebuah perusahaan sudah melebihi sisa kemampuan paket maka akan berpengaruh pada proses pelaksanaan pekerjaan.

Berangkat dari temuan permasalahan ini maka Bagian Pengadaan Barang dan Jasa sebagai “induk” dari Tim yang melaksanakan tugas tambahan Proses Pemilihan Penyedia secara elektronik mengembangkan sistem monitoring yang mampu mengekstraksi dan mampu mengeksekusi pola yang ditetapkan secara regulasi dengan otomatis. Memanfaatkan sistem informasi berbasis spreadsheet yang dikembangkan dan digunakan sejak tahun 2014 maka diputuskan untuk melakukan penambahan fitur Knowledge Discovery / Data Mining terkait Kemampuan Paket penyedia yang menjadi pemenang dalam proses e-Pemilihan, tentu saja dengan batasan ruang lingkup pada Kabupaten Kutai Barat.

Knowledge Discovery / Data Mining memiliki definisi ” is the process of discovering patterns in large data sets involving methods at the intersection of machine learning, statistics, and database systems” atau Serangkaian proses untuk menggali nilai tambah berupa informasi yang selama ini tidak diketahui secara manual dari suatu basisdata dengan melakukan penggalian pola-pola dari data dengan tujuan untuk memanipulasi data menjadi informasi yang lebih berharga yang diperoleh dengan cara mengekstraksi dan mengenali pola yang penting atau menarik dari data yang terdapat dalam basisdata. Metode data mining terdiri atas proses sebagai berikut :

1. Data cleaning yaitu sebuah proses untuk menghilangkan noise data yang tidak konsisten dengan cara melakukan Data integration yang mana dilakukan sebagian langkah mastering referensi data yang bertujuan agar sumber data yang terpecah dapat disatukan.
2. Data selection, yaitu proses untuk melaksanakan seleksi atas data yang sudah terintegrasi dan relevan dengan tugas analisis dikembalikan pencatatannya ke database yang sudah ada untuk dilakukan pemanfaatannya dalam penggalian pola.
3. Data transformation, yaitu proses transformasi dari hasil penggalian pola yang informasi nya diperoleh berdasarkan tahapan sebelumnya selanjutnya dilaksanakan operasi agresi untuk menghasilkan ringkasan performa yang dibutuhkan.
4. Data extracting, yaitu proses ekstraksi data atas sekumpulan ringkasan performa berdasarkan identifikasi pola pengetahuan yang sudah ditetapkan agar informasi berdaya guna.
5. Knowledge presentation, yatu proses penyajian pengetahuan atas informasi yang telah terlaksanakan pada tahapan sebelumnya.

Dalam mewujudkan visi Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah hal yang dimaknai secara mendalam adalah kredibel, yang berarti bahwa semua proses-proses pengadaan barang dan jasa, bisa  dipercaya dalam penetapan keputusan, dengan data yang benar-benar akurat, dan dikerjakan sebaik mungkin. Untuk mewujudkan hal tersebut maka sebaik mungkin Misi Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, yaitu “Meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi Pengadaan Barang dan Jasa dalam rangka mewujudkan tata kelola pengadaan barang dan jasa pemerintah dan dunia usaha pengadaan yang efesien efektif transparan bersaing dan akuntabel” dan “Meningkatkan sumber daya manusia pengadaan yang menjadi pembaharu pengembangan pengadaan yang inovatif dan berintegritas.” dilaksanakan sebaik mungkin.

Sejak tahun 2014 Sistem Informasi Manajemen Berbasis spreadsheet yang telah dikembangkan dan digunakan sejak terbentuknya Unit Layanan Pengadaan (ULP) telah merekam data operasional Kelompok Kerja (Pokja) dan merupakan data pembanding Sekretariat ULP dalam memantau pelaksanaan proses pemilihan penyedia pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE). Pengembangan aplikasi Manajemen Data UKPBJ yang saat ini dilaksanakan oleh Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, meneruskan hasil kerja Tim ULP sejak tahun 2014 yang kebetulan saat ini masih dikerjakan oleh tim yang masih sama, sehingga secara konsisten terus bertambah fitur-fitur baru pada iterasi versi selanjutnya yang menyesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi. Adapun kemudahan dan fitur-fitur spreadsheet yang semakin canggih saat ini membuat proses pengembangan lebih cepat dibandingkan dengan menggunakan Integrated Development Environment pada Bahasa Pemrograman konvensional. “Saya pribadi sangat ingin untuk segera mengembangkan dan bermigrasi pada aplikasi stand-alone dan dikembangkan melalui Integrated Development Environment, bahkan tahun 2017 lalu sudah mulai dikembangkan modul master data menggunakan visual basic .NET, namun kebutuhan penambahan iterasi fitur dan pelaksanaan proses bisnis operasional sehari-hari yang serba merangkap pada Bagian Pengadaan Barang dan Jasa menyebabkan pengembangan aplikasi stand-alone ini masih tertunda, kami fokus pada aplikasi yang bisa kami kembangkan dan kami miliki saat ini, yang penting proses layanan dapat efektif berjalan” Tukas Kepala Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan (Kasubag PP) selaku salah satu pihak yang mengembangkan aplikasi ini sejak awal.

Berdasarkan hasil penelitian Thomas A. Grossman dan Vijay Mehrotra dari University of San Fransisco pada tahun 2005 berjudul “Spreadsheet information systems are essential to business” (https://www.researchgate.net/publication/228882993) menghasilkan bahwa Sistem informasi manajemen berbasis spreadsheet umum digunakan untuk mengalirkan data dari satu orang atau departemen unit kerja ke orang atau depratemen unit kerja lainnya, selanjutnya terdapat temuan dimana spreadsheet memiliki fungsi yang powerful dimana rata-rata hanya memerlukan 6 function untuk mengimplementasikan hasil yang sama dibutuhkan sekitar 30 function statments pada bahasa pemrograman visual basic atau 50 function statement pada C++ sehingga spreadsheet umum digunakan sebagai solusi bisnis yang membutuhkan hasil pekerjaan secara cepat dan iteratif. Keunggulan aplikasi spreadsheet dan kemudahan pengembangannya ini yang terkadang membuat iterasi pembaharuan sistem informasi dilaksanakan dengan cepat dan nyaris tanpa biaya, dibalik keunggulan positif ini terdapat hal negatif yang membuat tidak kunjung terlaksananya pengembangan sistem informasi berbasis stand-alone.

Berangkat dari kesamaan temuan tersebut, Manajemen Data ULP yang saat ini bertransformasi menjadi Manajemen Data UKPBJ dan disingkat Mandau secara iteratif dari aplikasi sistem informasi berbasis spreadsheet yang awalnya sebagai data pembanding, dikembangkan secara bertahap dengan iterasi sebagai berikut :

1. Tahun 2014 Versi 1  hanya menampilkan proses tender selesai dan berjalan dilengkapi efisiensi atas penawaran dan rincian paket berdasarkan jenis pekerjaan;
2. Tahun 2015 Versi 2.12 dengan nama Monitoring PBJ sudah mengintegrasikan pelaporan rutin, terdapat mastering SKPD, mastering referensi proses pemilihan penyedia, mastering kategori pengadaan barang jasa, dan mastering referensi jenis sumber pendanaan, sehingga dapat dilaksanakan pelaporan berdasarkan referensi master tersebut.
3. Tahun 2016 Versi 2.13 dengan nama Monitoring PBJ terdapat pengayaan jenis laporan dan indikator apabila terdapat inputan yang lalai dilaksanakan
4. Tahun 2017 Versi 3.2 dengan nama Monitoring PBJ sudah mengintegrasikan proses bisnis ULP, dimulai dari adanya pembagian tugas informasi antara unsur staf dan unsur pejabat struktural, dimulai dari input penerimaan e-Pemilihan, cetak tanda terima dari perangkat daerah, hingga disposisi ke Pokja, selanjutnya secara sederhana nama penyedia sudah mulai diinput disini dengan menyalin keluaran dari SPSE.
5. Tahun 2017 Versi 4.5 dengan nama Monitoring PBJ sudah mengintegrasikan proses bisnis ULP, dimulai dari adanya pembagian tugas informasi antara unsur staf dan unsur pejabat struktural, telah dilakukan otomatisasi pembuatan surat tugas yang dapat digunakan sebagai bukti fisik logbook, dan pada versi ini sedang dibangun vendor directory system yaitu pencatatan penyedia yang mengikuti dan menjadi penyedia pada proses e-Pemilihan, pada versi ini terdapat fitur untuk menghitung distribusi beban kerja Pokja.
6. Tahun 2017 Versi 4.5.1 dengan nama Monitoring PBJ hingga 4.7  dengan nama Manajemen Data ULP (Mandau) sudah mengintegrasikan proses monitoring evaluasi paket yang sudah selesai dengan integrasi pekerjaan penyimpanan dokumen asli (pengarsipan)
7. Tahun 2017 Versi 4.7 Melaksanakan mastering referensi penyedia dengan mendistinsikan penyedia berdasarkan NPWP untuk menghitung jumlah pekerjaan yang dimenangkan pada tahun tersebut
8. Tahun 2015 Versi 5.0.1b terdapat penambahan fitur pelayanan e-Purchasing, menghitung perkiraan pekerjaan selesai setelah tendering, terdapat data e-Pemilihan sejak 2014 yang sudah di data mining, dan melakukan perhitungan kemampuan paket berdasarkan regulasi yang berlaku

Pada tahun 2017 memanfaatkan sumber daya manusia yang tersedia secara in-house kembali dilakukan data cleaning, data selection, dan data transformation dimana kembali dipantau kekurangan dan kelebihan data melalui SPSE untuk transaksi e-Pemilihan sejak tahun anggaran 2014, data ini selanjutnya pada tahun 2018 di-integrasikan dan pada versi 5.0.1b sistem sudah dapat menghitung Kemampuan Paket dengan ketentuan perhitungan Sebanyak 6, atau 1.2 Kali Pekerjaan terbanyak 5 tahun terakhir konstruksi dan jasa lainnya  – Pasal 19 ayat 1 huruf j Perpres PBJP 54/2010 jo 4/2015. Tentu saja dengan keterbatasan perhitungan tersebut menggunakan data inputan dari SPSE Kabupaten Kutai Barat saja, sehingga keluaran data yang dapat digunakan tidak sepenuhnya akurat karena tidak mencantumkan data dari SPSE secara nasional, hal ini dikarenakan kewenangan, kemampuan pantau, dan kemampuan akses data Bagian PBJ / UKPBJ Kutai Barat hanyalah pada SPSE Kab. Kutai Barat saja.

Tahapan data mining terkait perhitungan kemampuan paket ini dimulai dari Tahun 2017 Versi 3.2, adapun inkonsistensi data timbul karena keluaran data dari SPSE bersifat dinamis, apabila terdapat perubahan dari penyedia maka data yang menjadi keluaran pada proses selanjutnya tidak dipandang sebagai satu data terintegrasi pada pencatatan di Mandau. Atas temuan ini maka pad versi 4.5 mulai dikembangkan vendor directory system dengan memberikan sheet relasional khusus bernama “Master Penyedia” sebagai referensi dinamis, atribut yang disimpan dalam vendor directory system ini adalah NPWP, nama penyedia, alamat, regional, nama pemilik (belum dimanfaatkan), nomor KTP Pemilik, kekayaan bersih modal awal, dan lain-lain.

Dengan data yang bersifat referential maka dapat dikembangkan integritas data atas catatan pada paket-paket tahun 2014, 2015, 2016, 2017, dan 2018. Sehingga dengan terselesaikannya data cleaning, data selection, data transformation, maka dapat terlaksana data extracting dan knowledge presentation untuk data pendukung bagi Kelompok Kerja Pemilihan sebagai berikut :

Integrasi Fitur Proses data mining yang baru selesai pada bulan Juni 2018 ini melengkapi kemampuan dari fitur perhitungan pada Mandau versi tahun sebelumnya, dimana pada tahun ini data otomatis diperbaharui berdasarkan tanggal generate laporan dengan memperhitungkan waktu pekerjaan, sehingga bila terdapat pekerjaan penyedia yang sudah selesai maka akan mengurangi jumlah paket e-Pemilihan SPSE Kutai Barat yang sedang dikerjakan secara bersamaan pada tahun berjalan. Diharapkan dengan adanya penambahan fitur ini maka kualitas pengadaan barang/jasa dan semakin mendorong persaingan usaha yang sehat.

Seluruh iterasi pengembangan di Mandau ini bisa dibilang banyak yang bersifat “mendadak”, sebagai contohnya saat LKPP mengeluarkan salah satu metode perhitungan keseimbangan pembagian beban kerja Kelompok Kerja (Pokja) pada Sub-Variabel Maturitas ULP dan pada panduan karakterisitik Center of Excelence (COE) terkait partisipasi penyedia, maka dengan segera saat itu juga di-integrasikan dalam aplikasi, “kami bisa dibilang beruntung karena semua pengembangan bersifat in-house jadi kami bisa kerjakan saat itu juga, kalau aplikasi dikembangkan oleh penyedia kan gak bisa menambah fitur secara gratis bila terdapat kebutuhan mendadak. Secara bertahap aplikasi Mandau akan terus dikembangkan, secara paralel dengan proses operasional UKPBJ dalam melaksanakan proses pemilihan, tahun ini kami telah menyeleksi Tenaga Kerja Kontrak baru yang memiliki latar belakang teknologi informasi, dalam waktu dekat mulai akan disusun database relasional sebagai langkah awal migrasi ini, seluruh pekerjaan ini dilaksanakan secara in-house oleh seluruh unsur di Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, selain lebih efisien dan juga lebih mudah beradaptasi dan mudah menambah fitur yang tidak terduga”-ujar Kasubag PP.