Rapat Pemetaan masalah pengadaan barang dan jasa berdasarkan prognosis Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Kutai Barat Semester II Tahun Anggaran 2018

Pada tanggal 26 Juni 2018 terlaksana Rapat Pemetaan masalah pengadaan barang dan jasa berdasarkan prognosis Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Kutai Barat Semester II Tahun Anggaran 2018, dimulai pada Pukul 09:oo WITA hadir dengan peserta rapat sebagai berikut :

1. Sekretaris – BAPELITBANGDA
2. Kepala Bagian Pembangunan – SETKAB
3. Kepala Bidang Perbendaharaan dan Verifikasi – BKAD
4. Kepala Bidang Akuntasi – BKAD
4. Kepala Sub Bagian Pengendalian Pembangunan – SETKAB
5. Kepala Sub Bidang Verifikasi – BKAD
6. Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Penyelesaian Sanggah – SETKAB
7. Kepala Sub Bagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa – SETKAB
8. Kepala Sub Bagian Program dan Pembinaan – SETKAB
9. Unsur Inspektorat

Bahwa telah dilaksanakan percepatan proses pengadaan barang/jasa khususnya pada proses pengadaan batang/jasa yang dilaksanakan proses pemilihannya oleh tim ad-hoc Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa secara ex-officio oleh Bagian Pengadaan Barang dan Jasa dan unsur Kelompok Kerja Pemilihan yang terdiri atas PNS dari berbagai perangkat daerah. Hasil dari proses pemilihan penyedia yang muara pelaksanaan nya bermula dari pengusulan Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan membuahkan hasil yang signifikan, terutama bila dibandingkan dengan periode tahun anggaran sebelumnya pada periode yang sama yaitu baru terdapat 161 usulan paket yang masuk, maka terdapat peningkatan dimana pada periode waktu yang sama telah terdapat 234 paket yang telah diterima Tim UKPBJ di Bagian Pengadaan Barang dan Jasa yang mengindikasikan semakin cepat dan responsif nya Perangkat Daerah dalam melaksanakan proses pelaksanaan kegiatan pengadaan barang / jasa masing-masing.

Namun percepatan proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang meningkat signifikan pada Pelaksanaannya masih mengalami berbagai kendala teknis, sehingga atas upaya mitigasi yang terlaksana pada tahun anggaran 2018 ini ditargetkan proses e-Pemilihan (e-Tender/e-Seleksi) bisa selesai keseluruhannya pada bulan Maret, namun hingga rapat ini dilaksanakan masih terdapat kurang lebih 21% dari Paket yang perlu dilaksanakan proses e-Pemilihan yang belum disampaikan kepada UKPBJ. Paparan yang dibahas selama rapat dalam rangka proses pengadaan ini membahas risiko residual diakibatkan terlambatnya proses e-Pemilihan ini, yang dibahas dalam rapat secara kronologis sebagai berikut :

1.   Kepala Bagian Pengadaan Barang Jasa :
a.   Sebagaimana hasil dari pemantauan terhadap RUP bahwa diperoleh data sebanyak 295 paket pekerjaan melalui e-tendering untuk tahun 2018 namun yang baru masuk sejumlah 227 paket ke Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Kutai Barat;
b.   Pada setiap akhir tahun anggaran berjalan (antara bulan November atau Desember) dilaksanakan rapat koordinasi dalam rangka membahas kegiatan yang berpotensi memiliki masalah baik dari sisi waktu, kuantitas/kualitas dan dari sisi keuangan Pemerintah Daerah;
c.   Berdasarkan data yang dimiliki, Bagian Pengadaan Barang dan Jasa (BPBJ) mencoba melakukan analisa data dengan berdasarkan asumsi/perkiraan sebagai berikut :
–   BPBJ berharap (menetapkan titik kritis) e-tendering masuk pada minggu keempat bulan Juni 2018;
–   Berasumsi untuk memperkirakan masa kerja tiap paket berdasarkan pengalaman (asumsi digunakan oleh karena tidak tersedia data berupa KAK yang memuat time schedule tiap paket pengadaan);
–   Berasumsi bahwa pembayaran tiap paket yang menggunakan sistem termin dibayarkan dalam 2 (dua) tahap dengan menyisakan retensi sebesar 5%.
d.   Berdasarkan asumsi kontrak dan masa kerja maka dapat dihitung prognosis pengajuan SP2D LS tahun 2018 sebagai berikut :

Tabel : Prognosis Perkiraan Pengajuan SP2D-LS Paket Pekerjaan e-Pemilihan (e-Tender/e-Seleksi) Berdasarkan Data 25 Juni 2018.

Grafik : Visualisasi Perkiraan Pengajuan SP2D-LS Paket Pekerjaan e-Pemilihan (e-Tender/e-Seleksi) Berdasarkan Data 25 Juni 2018.

Terkait data olahan tersebut diatas, maka dapat diuraikan hal-hal yang perlu dilakukan sebagai berikut :

– Bahwa bulan Juni 2018 adalah titik kritis pekerjaan e-tendering.
– Apabila realisasi kegiatan bergeser 50% saja, maka dapat berdampak pada waktu penyelesaian kegiatan dan serapan anggaran serta masalah teknis lainnya.

Berdasarkan paparan tersebut disampaikan tujuan rapat ini adalah melakukan pemetaan masalah yang akan terjadi pada akhir tahun 2018, untuk kemudian dicarikan solusi yang terbaik. Dalam rangka pengendalian bahwa risiko dan dampaknya, seharusnya dapat diperkirakan pada saat Semester I Tahun 2018 untuk kemudian diputuskan apakah risiko tersebut dihindari/ dihilangkan atau diterima. Mengacu pada hal tersebut maka Bagian PBJ mengharapkan masukan dan tindak lanjut dari instansi terkait yang dapat memberikan pengaruh terhadap keputusan Pimpinan dan/atau TAPD.

Paparan Kepala Bagian Pengadaan Barang / Jasa selanjutnya ditanggapi oleh BKAD sebagai berikut :

Bahwa pada pelaksanaannya terdapat risiko tagihan pekerjaan yang dari tahun ke tahun cenderung meningkat, bahkan masih terdapat hutang yang dari pengelolaan anggaran retensi dan pemeliharaan, dikarenakan kurang terkelolanya dengan baik seringkali muncul perkiraan yang kurang akurat akibat melesetnya asumsi.
Asumsi yang meleset ini dinyatakan oleh BKAD, berdasarkan temuan praktek per-masalah-an bahwa masih terdapat pekerjaan yang sudah selesai dikerjakan namun belum dilakukan penagihan oleh Penyedia melalui SKPD terkait terutama adalah pekerjaan-pekerjaan yang bersumber dari pembiayaan DAK. Hal ini tentu saja akan berpengaruh kepada kelancaran penyaluran dana itu sendiri dari pemerintah pusat, dan bila tidak mengikuti siklus sebagaimana ditetapkan Kementerian Keuangan akan berisiko terhadap pembebanan kepada APBD dan bisa saja bahwa penyaluran ini akan berimbas terhadap pengurangan alokasi dana DAK dari pemerintah pusat di tahun mendatang. Untuk itu BKAD merasa perlu komitmen dari SKPD terkait agar segera melakukan penagihan jika memang pekerjaan yang dilakukan oleh penyedia telah terselesaikan;
Terdapat risiko/ masalah yang perlu diperhatikan bersama terkait pekerjaan dengan sumber kegiatan DAK fisik dan non fisik yang ketersediaan dana pada kas daerah untuk siap dibayarkan kepada pihak penyedia namun belum disalurkan, perlu dimitigasi adanya kemungkinan tak terbayar karena kesalahan administrasi akibat kesalahan pencantuman sumber dana kegiatan tersebut pada dokumen kontrak, hal ini bila terjadi akan berpotensi dibebankan sebagai APBD dan tidak dapat diproses pada DAK. Residual risiko yang terjadi akibat hal ini adalah beberapa bidang pekerjaan yang menggunakan DAK tahun sebelumnya yang sampai dengan saat ini pada akhirnya menggunakan alokasi dari APBD murni.

Tanggapan dari BAPELITBANGDA :
a. Berdasarkan hasil koordinasi dengan Bidang Anggaran BKAD diperoleh informasi bahwa terkait anggaran terdapat hal yang perlu diantisipasi melihat trend perimbangan keuangan dari pusat ke daerah, mengantisipasi hal tersebut telah dilakukan pembahasan bersama TAPD untuk melakukan serangkaian langkah strategis yang pengaruh pelaksanaannya akan disampaikan pada tingkatan pelaksanaan;
b. Bahwa informasi-informasi penunjang lainnya masih sedang dalam tahap pembahasan dari Perangkat Daerah – Perangkat Daerah terkait.
c. Sudah diperoleh informasi bahwa untuk APBN tidak ada anggaran perubahan (APBN-P) untuk tahun anggaran 2018, sebagai antisipasi hanya mungkin dilakukan pergeseran anggaran untuk APBD-P Kabupaten Kutai Barat saja yang cenderung kebijakannya adalah efisiensi (bukan penambahan).

Bagian Pembangunan :
Setuju jika dilakukan pengendalian pada tahap asistensi yaitu dengan cara meminta kelengkapan dokumen KAK pada Perangkat Daerah yang melakukan pengajuan Rencana Kerja Anggaran sebagaimana disarankan oleh Bagian Pengadaan Barang/Jasa. Dengan harapam agar proses pengadaan barang dan jasa dapat bejalan lebih cepat.

Inspektorat :
Ditemukan bahwa kompetensi PPK walaupun memiliki sertifikat namun belum memiliki kompetensi pelaksanaan pekerjaan. Sehingga disarankan Perlu dilakukan assesment dan pelatihan yang lebih intensif terhadap PPK agar semakin memahami kegiatan agar terhindar dari kendala yang sering ada dan juga memperhitungkan rentang kendali kemampuan seorang PPK mampu menerima tugas untuk melaksanakan pekerjaan sebagai PPK dengan akumulasi kompleksitas paket pada indikator tertentu sesuai kapasitas dan kemampuannya berdasarkan rekam jejak pengalaman.

Atas dasar paparan pada rapat diatas, maka disimpulkan sebagai berikut:
1.   Potensi masalah yang sudah terpetakan, antara lain :
–    Terdapat risiko penambahan hutang pada akhir tahun 2018;
–   Kualitas pekerjaan yang berkontrak di atas bulan Juli diragukan;
–   Potensi putus kontrak atau munculnya kontrak kritis yang sulit dideteksi oleh PPK yang kurang kompeten.
2.    Berdasarkan paparan dan masukan dari Bagian Pengadaan Barang / Jasa yang berpengaruh pada siklus perencanaan, keuangan, dan pelaksanaan, maka diharapkan para pihak terkait yang hadir dalam rapat dapat menindaklanjuti sesuai tugas fungsi masing-masing

3. Bagian Pengadaan barang / jasa dalam waktu dekat akan melaksanakan penerbitan edaran terkait hal-hal yang perlu diantisipasi dalam rapat ini, butir-butir yang perlu disampaikan dalam surat edaran yang akan diterbitkan Bagian Pengadaan Barang / Jasa melalui Sekretaris Daerah adalah terkait :

Tim UKPBJ meminta kepada Perangkat Daerah untuk segera menyampaikan usulan e-Pemilihan
Bahwa penerbitan regulasi Pengadaan Barang / Jasa yang baru secara jelas telah menyebutkan proses perencanaan dan persiapan pengadaan barang jasa dapat segera dilaksanakan saat penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) sehingga diharapkan perangkat daerah dapat memanfaatkan klinik efisiensi pengadaan (Klinik EPEN) dalam proses persiapan sebelum RKA diasistensi, hal ini diharapkan dapat meminimalkan kesalahan dan mempercepat proses usulan e-Pemilihan kedepannya
Menyampaiakn kepada pimpinan Perangkat Daerah untuk mempersiapkan anggaran untuk PPK dan PjPBJ dalam memenuhi kebutuhan akan kompetensi sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 12 tahun 2015 tentang Pengembangan Kompetensi Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dan Peraturan Menteri Tenaga Kerja Nomor 70 tahun 2016 tentang Penetapan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia Kategori Jasa Profesional Ilmiah dan Teknis Lainnya Bidang Pengadaan Barang / Jasa.

Bagian Pengadaan Barang dan Jasa mengucapkan terimakasih banyak kepada pihak terkait yang telah hadir dalam rapat ini dan memberikan masukan atas pembahasan terhadap prognosis yang telah disusun oleh Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, Rapat ditutup pada Pukul 10:45 WITA.